Jyväskylässä ollaan tyytyväisiä uuteen kokoelmatyökaluun. Se antaa täsmätietoa kokoelman käyttäytymisestä.
Jyväskylässä ollaan tyytyväisiä uuteen kokoelmatyökaluun. Se antaa täsmätietoa kokoelman käyttäytymisestä.
Jyväskylässä kokoelma lähti kellumaan kuntaliitoksen myötä 2009. Jyväskylässä on osittain kelluva kokoelma: elokuvat, äänikirjat ja pelit kelluvat heti, aikuisten kirjallisuus ja musiikki suoja-ajan jälkeen.
Kokoelmien liikkeitä pohdittiin ja mietittiin esimieskokouksissa. Osa aikuisten kirjallisuutta alkoi kasaantua tiettyyn kirjastoon, joistakin yksiköistä jotkut aineistot karkasivat kokonaan.
”Huomasimme, että kokoelman muodostuksen kannalta olisi tarpeen, että esimerkiksi aluekirjastoissa olisi jonkinlainen tietokirjallisuuskokoelma. Aikuisten tietokirjallisuus lähti karkuun pääkirjastoon päin. Tosin kysymys voi olla siitäkin, että koska tietokirjallisuus on kallista ja aineistomäärärahat ovat laskeneet, aikuisten tietokirjallisuus on ollut eräänlainen kärsijä aineistopolitiikassamme. Meillä pienistä yksiköistä aika harva enää hankkii laajasti tietokirjallisuutta”, pohtii Jyväskylän kirjastotoimenjohtaja Hanna Martikainen.
PITKÄLLE KEHITETTY
Todettiin, ettei kirjastolla ollut tarkkaa tietoa siitä, miten kokoelma käyttäytyi. Niinpä päätettiin selvittää, millainen työkalu kelluvan kokoelman hallintaan tarvittaisiin. Jyväskylän kirjasto sai opetus- ja kulttuuriministeriöltä hankerahoitusta osaan projektia, lähinnä työnkulku- ja henkilöstöprosesseihin. Järjestelmä hankittiin kaupungin rahoituksella.
Työkaluksi löytyi mm. Iso-Britanniassa, Pohjois-Amerikassa ja Australiassa yli 450 kirjastossa käytössä oleva collectionHQ. Kirjastossa on käytössä Aurora-kirjastojärjestelmä.
”Siinä on ominaisuuksia, joiden idea on helppo ymmärtää ja muiden maiden kirjastoammattilaiset olivat kehittäneet sitä jo aika pitkälle. Ratkaisu on kevyt ja edullinen. Kaupan päälle tuli ominaisuuksia, joita emme olleet odottaneetkaan, toisaalta jostain on jouduttu tinkimäänkin. Esimerkiksi Helsinki on ottamassa käyttöön logistiikkajärjestelmää, jossa järjestelmä ilmoittaa jo palautusautomaatilla, jos kirja ei mahdu kirjastoon. Meillä ilmoitusta ei tule, jolloin tilanne selviää vasta kun vie kirjan hyllyyn ja toteaa, ettei se sinne sovi”, Martikainen kertoo.
KOKOELMAT TASAPAINOON
Hanna Martikaisen mielestä työkalun paras anti on sen tuoma apu kokoelman tasapainottamiseen. Se osoittaa, jos ei poisteta tarpeeksi tai jos johonkin kirjastoon on kasaantunut liikaa vaikkapa dekkareita. Työkalu antaa täsmällistä tietoa aiempaan mutuiluun. Se vahvistaa esimerkiksi, että kyllä, sinulla on liikaa dekkareita, mutta niin on muillakin – älä siis poista ainakaan muihin kirjastoihin.
Kirjastojärjestelmästä siirretään anonymisoitua lainadataa kokoelmatyökalun analysoitavaksi. Jyväskylässä ei tehdä kirjastoille aineistoprofiileja, vaan asiakkaat saavat muokata kokoelmaa näköisekseen.
”Hallintatyökalu antaa hyvin havainnollisesti tietoa kokoelmasta, tekee ikään kuin ruumiinavauksen, mitä siellä on ja miten kokoelma käyttäytyy. Tarkastelua ei tehdä nidekohtaisesti vaan luokittain ja kaunokirjallisuudessa genreittäin. Tuloksista saadaan graafista visualisoitua tietoa tilastodatastamme.”
SYNTYY SÄÄSTÖÄ
Järjestelmällä pystytään löytämään vaikkapa nuhjuiset niteet: tehdään haku oman kirjaston kokoelmasta tietyn lainarajan ylittäneistä niteistä. Järjestelmä tutkii koko kirjastoverkon ja ilmoittaa, että tuolla kirjastossa on tätä kirjaa vähemmän lainattu versio: poistapa omasi ja ota tuoreempi kappale tilalle. Järjestelmä kelpuuttaa korvauskappaleeksi ainoastaan sellaiset vähän lainatut niteet, jotka eivät ole kiertäneet sijaintiyksikössään puoleen vuoteen.
”Tämä on todella hyvä ominaisuus. Jos on paljon lähikirjastoja, ja haluaa satsata vähäiset rahansa uutuushankintoihin, lisäkappaleita ei tarvitse tilata niin paljon kuin aiemmin, koska pystyy hyödyntämään koko kirjastoverkkoa tehokkaammin.”
Järjestelmästä saa myös hankinta- ja valintasuunnitelman, joka tekee aiempien lainaustietojen pohjalta hankintaehdotuksen. Tätä ominaisuutta Jyväskylässä ei ole vielä otettu käyttöön.
”Kyllähän se pistää housut tutisemaan, kun ohjelma esimerkiksi sanoo, että 75 % kokoelmasta ei ole kiertänyt”, Hanna Martikainen huokaa.
”Järjestelmän suosituksen mukaan esimerkiksi suosittua kirjailijaa pitäisi olla 25 % hyllyssä.”
Vuonna 2015 aloitetussa hankkeessa on nyt koeaika. Aluksi on vuorossa kokoelman tarkastelu, tehostettujen poistojen kevät. Ensimmäinen sopimus tehtiin varovaisesti, se on voimassa vuoden 2016 loppuun.
Löydät Antti Määttäsen blogin projektista osoitteesta: http://kellutellaan.blogspot.fi/
MIKÄ : Collection HQ kokoelmanhallintatyökalu
- Perustuu lainadataan
- Kokoelmaa tarkastellaan kokonaisuuksina: tietoluokat, genre, kirjailijan kaikki teokset
- Käytetään yhdessä kirjastojärjestelmän kanssa: ei yhteistä rajapintaa, päivitetty data kirjastojärjestelmästä datapoimintojen kautta
- Järjestelmäriippumaton
- Ei avoimen koodin järjestelmä
- Jyväskylä ensimmäinen kirjasto Pohjoismaissa, jossa työkalu otettiin käyttöön
Esitys keskuskirjastokokouksessa (Hanna Martikainen):
http://www.kirjastot.fi/fi/keskuskirjastokokous-2812016-ee985/#.Vr3HMXom1zU