Vantaan kirjastoissa tehostetaan toimintoja Lean johtamisfilosofian hengessä.
Lean on löytänyt tiensä kuntiin ja kirjastoihinkin. Alun perin jo 1990-luvulla Toyotan autotuotantoprosesseihin kehitetyssä johtamisfilosofiassa keskitytään asiakastyytyväisyyteen ja turhien ja tuottamattomien toimintojen poistamiseen.
Kehittämispäällikkö Ritva Nyberg Vantaan kaupunginkirjastosta on paneutunut parin viime vuoden aikana kirjaston kehittämiseen. Vaikka taustalla on kaupungin talous- ja velkaohjelma, ei kehitystyössä ole ollut ensisijaisena tavoitteena säästöt, vaan tehokkuus ja palvelun parantaminen.
”Meillä oikeastaan lähdettiin ensin kehittämään toimintoja, ja vasta monen muutoksen jälkeen huomasimme, että tämähän onkin Leania”, kertoo Nyberg.
Karkeasti tiivistettynä kirjastossa pyritään tarjoamaan mitä asiakkaat haluavat ja karsimaan turhat työvaiheet pois.
Kirkas päämäärä
Ritva Nyberg korostaa arvojen ja strategian merkitystä. Lean ei ole vain toimenpiteitä vaan lopputuote, ja siksi päämäärän on oltava kirkas. Vantaalla onkin tiristetty lyhyt ja tiivis kirjaston toiminta-ajatus. Kirjaston tehtävä on ”kaikkien lukutaitojen edistäminen”. Ne toiminnot, jotka eivät tue tätä päämäärää, ovat poistettavia prosesseja.
Yhtenä toimenpiteenä toteutettiin kokoelmien kellutus, joka vähentää kuljetusten määrää ja tekee kokoelmista ”asiakkaiden näköisiä”. Omatoimikirjastot, noutoautomaatit ja itsepalvelu ovat Leania. Myös kassoista ja maksuliikenteestä pyritään eroon, sillä ne eivät ole ydinajatusta tukevia toimintoja ja ovat siinä mielessä leanilaista ”hukkaa”. Vantaalla on myös keskitetty aineistovalinta.
Tiloja ja henkilöresurssejakin tarkastellaan. Voivatko ihmiset, henkilökunta osoittautua turhaksi?
”Pitää pystyä osoittamaan, että ei”, Nyberg vastaa.
Tarkoituksena on pikemminkin suunnata arvokkaita henkilöresursseja kirjaston keskeisimpiä päämääriä toteuttaviin töihin. ”Laskimme, että pienen kirjaston yhden ihmisen kokonainen työpäivä menee aineiston pakkaamiseen. Kukaan ei sitä työtä varmaankaan kaipaa.”
Lukutaitoihin keskittyminen on ollut monelle helpotus. Huomataan, että automatisaatio onkin vain väline.
Pedagogiikkaan panostetaan
Vantaalla on meneillään monia uudistuksia ja kokeiluja. Voimavaroja suunnataan esimerkiksi lukutaitojen edistämiseen. Kirjastoon on perustettu seitsemän hengen pedagoginen ryhmä ja pedagogisen päällikön vakanssi. Maahanmuuttajien tavoittaminen varhaiskasvatuksen ja perheiden kautta ja koululaisille tarkoitettu Yrityskylä ovat Vantaan kirjaston uusia avauksia.
Pedagogisia avauksia on suunnitteilla aikuisillekin. Niitä olisivat mahdollisesti suosittelupalvelut, laiteopastukset ja yhteistyö aikuisopiston kanssa. Opiston kanssa on jo järjestetty karaokekurssi, jotta perheet voivat laulaa yhdessä kirjastossa.
Maahanmuuttajanaisia sitoutetaan kirjastoon Naapurin äidit -hankkeen kautta yhdessä Nicehearts -yhdistyksen kanssa. Nicehearts kouluttaa Vantaalla 55 naista vapaaehtoisiksi. Kirjasto saa kontaktilistan ja verkoston maahanmuuttajiin, ja nämä puolestaan voivat toimia yhteisössä ja olla tukena muillekin lapsille.
Asiakkaat hyllyttämään?
Asiakkaat pyritään saamaan mukaan markkinoimaan kirjaston aineistoja esimerkiksi kertomalla kirjasta palautusvaiheessa. VTT:n kanssa kehitettyä Suosittelija-palvelua kehitetään ja HelMet-alueella hetken toiminutta Taskukirjastoakin ollaan elvyttämästä.
”Suositteluhan on ydintoimintaa, jota meidän pitäisi tehdä enemmän”, Ritva Nyberg toteaa.
Hän arvelee, että yksi seuraavista Lean-toimenpiteistä voisi olla, että asiakkaat hyllyttävät itse. ”Eihän hyllyttäminenkään ole sitä järkevintä työtä, mitä kirjastoissa voidaan tehdä.”
Aineistoa ryhdytään karsimaan kovalla kädellä. Vantaalle on tulossa oikea poistojen kevät. Sen sijaan kirjastoverkkoa ei supisteta, pikemminkin toiveissa on uusia kirjastoja. Helmikuussa avattiin uudistettu Martinlaakson kirjasto, joka on nyt pelillisen oppimisen kirjasto. Kivistön kauppakeskukseen haluttaisiin kirjasto ja Länsimäen kirjasto remontoidaan, osin omatoimikirjastoksi.
”Lähiökirjastot ovat meillä arvossa, niillä on tärkeä merkitys ympäristölleen. Tilojen yhteiskäyttö on kasvamassa. Syksyllä alkaa esimerkiksi Tikkurilan kirjastossa päivittäinen varhaiskasvatuksen kerho.”
Elinvoimainen kirjasto
Ritva Nyberg on kiertänyt ahkerasti kirjastoja ja työpisteitä jalkauttamassa uutta johtamisfilosofiaa. ”Mietimme koko ajan uusia tapoja käyttää kirjastoja ja saada uusia asiakkaita. Linjausten täytyy tulla johdolta, työpistekokouksissa täytyy pystyä selittämään, mitkä ovat ne asiat, joihin nyt keskitytään. Olen itse kokenut toiminta-ajatuksemme selkeäksi ja selkiyttäväksi. Olemme kirjastotyön ytimessä.”
”Lean on mielestäni meille hyvä viitekehys. Itse lähdin kiinnostuneena mukaan, ja koen, että tämä on ollut myös henkilökunnalle kiva juttu. On fiilis, että voikin kehittää toimintaa, vaikka välillä kirpaisee. Aiemmin vallitsi melkeinpä lamaantunut ilmapiiri”.
Ritva Nyberg miettii Lean filosofiaa ja kirjaston kehittämistyötä kirjaston elinvoimaisuuden edistäjänä. ”Meidän pitää miettiä, mikä voisi olla kirjaston houkuttelevaisuustekijä. Miten tullaan vielä merkittävämmäksi toimijaksi kuntakentässä? Voimme olla vetovoimatekijä kaupunkiympäristössä.”
”Ei hukata mahdollisuuksia jäämällä omaan poteroon. Elinvoimainen kirjasto tuo ihmisten mieleen hyviä asioita; hyvän ilmapiirin, tasavertaisuuden, mahdollisuuden lukea tai tehdä tietokoneella töitä ja toivottavasti kirjastokokemuksen, joka olisi aina elämys.”
TULOKSIA JA UUTUUKSIA
* Vuonna 2015 säästyi 250 000 euroa henkilöstömenoista.
* Omatoimikirjasto Pointin kävijämäärät kaksinkertaistuneet (henkilökuntamäärä sama).
* Yrityskylä Tikkurilan kirjastossa. Vantaan kaupunki toimii 9-luokkalaisille tarkoitetun virtuaalisen yrityskylän pilottina. Taustalla on taloudellinen tiedotuskeskus TAT. Pelin avulla opetetaan koululaisia pyörittämään yritystä.
* Varhaiskasvatuksen kerho. Vantaa kaupungin kehittämä päivittäinen 3 tunnin kerho alkaa syksyllä Tikkurilassa.
* Kännykän latauslokerikko. Tulossa pääkirjastoon.
* Ensimmäinen omatoimihyllytyksen prototyyppi käynnistyi toukokuussa Martinlaaksossa.
