Markkinointi ja viestintä ovat kirjastoille yhä tärkeämpi osa arkea. Porvoon ja Turun kirjastoviestijät kertovat, miten heillä varmistetaan, etteivät viestit huku somen massaan.
”Viestintä tuli vaivihkaa osaksi toimenkuvaani. Kirjoitin jo aiemmin tekstejä, ja kun koronasulku alkoi, mietimme miten markkinoida kirjaston e-palveluja paremmin”, Porvoon kaupunginkirjaston Tiina Rajala kertoo.
Porvoossa on kolme lähikirjastoa. Pääkirjasto tekee viestintää keskitetymmin. Rajala aloitti 15 vuotta sitten kirjastonhoitajana. Tiedottajanimikettä ei ole kenelläkään.
”Minusta ja kollegastani muodostui työpari. Käytimme eniten aikaa viestintään ja kokosimme ulkoisen viestinnän suunnitelman.”
Suunnitelma toteen
Kirjasto- ja informaatiotieteiden maisteri Rajala innostui suorittamaan palvelumuotoilun korkeakoulututkinnon.
”Palvelumuotoilun taustallani mietin, missä kohderyhmiä kannattaa lähestyä, missä asiakkaat liikkuvat ja mitä kanavia he seuraavat. Ennen viestintä oli vähän huiskintaa. Tiedotettiin, muttei mietitty sen tarkemmin. Olemme tehneet viestintää nyt suunnitelmallisemmin ja luoneet käytäntöjä.”
Someviestintään on tehty suunnitelma ja koottu tiimi, jolle on jaettu vuorot siihen, kuka postaa ja milloin.
”Jaamme julkaisuja myös kaupunginosaryhmiin. Saamme välillä postata kaupungin sometileillä. Seuraajien määrä kasvaa tasaiseen tahtiin.”
Tapahtumatiimissä kunkin tapahtuman vastuuhenkilö huolehtii tapahtuman tiedotuksesta ja tiimi mahdollisista kuluista.
”Visuaalista viestintää teemme paljon itse. Kirjastossa on graafikko, joka taittaa esimerkiksi tapahtumajulisteita ja esitteitä. Otan paljon kuvia ja videoita someen. Käytän Canvaa pohjana. Leikkaan, lisään äänet ja tekstit. Applen iMoviellakin saa tosi hienoja juttuja. YouTube Studiolla pystyy lisäämään videoon tekstit suomeksi ja ruotsiksi.”
”Kaikki julkaistaan tietysti kahdella kielellä myös somessa. Kirjastolla on muutamia henkilöitä, jotka voivat tehdä käännökset ja tarkistaa, että kaikki on kunnossa.”
Seuraavaksi kirjastossa tartutaan sisäisen viestinnän suunnitelmaan.
”On tullut sähköpostia, Teamsia ja Yammeria. Sisällytämme suunnitelmaan myös kaupungin intranetin ja uutiskirjeen. Näin saadaan kirjaston uutiskirje kaupungin muille työntekijöille.”
Dataa pohjaksi
Sisältösuunnittelussa kirjasto seuraa somen, uutiskirjeohjelman, kotisivujen ja verkkokirjaston hakudataa.
”Somessa helposti hukkuu massaan. Ekstravaivannäkö kannattaa”, Tiina Rajala sanoo.
Tänä vuonna kaupungin verkkosivusto menee uusiksi, ja kirjasto on valmistellut osuuttaan jo viime syksyn.
Rajala tutki asiakkaiden käyttämiä hakusanoja, haastatteli asiakkaita ja teki sivun käyttäjätestausta.
Tapahtumiin menemällä kirjasto yrittää lähestyä ihmisiä, jotka eivät käy kirjastossa.
”Pyrimme tavoittamaan nuoria tekemällä yhteistyötä kaupungin nuorisopalvelujen, koulujen ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Aikamme riittää Facebookiin ja Instagramiin, mutta olisi hyvä tehdä enemmän TikTokia, Snapchatia ja YouTubea.”
Rima korkealle
Kohonneet osaamisvaatimukset näkyvät kirjaston kaikissa rekrytoinneissa. Kirjastonhoitajalle luetaan jo hakuilmoituksessa viestinnälliset tehtävät, markkinointi ja edellytyksenä sekä suomen että ruotsin hyvä taito.
Korona siirsi kaikki koulutukset verkkoon, ja niihin saa käyttää työaikaa.
”Alueellista kehittämistehtävää (AKE) hoitavat kirjastot järjestävät usein tosi mielenkiintoisia koulutuksia viestinnästä, markkinoinnista ja saavutettavuudesta.”
Helmikuussa Tiina Rajala harppasi Porvoon kaupunginkirjastossa alueellisen kehittämistehtävän puolelle informaatikoksi.
”Viestintä kuuluu edelleen työnkuvaani, mutta nyt enemmän muille kirjastoille ja kirjastoammattilaisille. Suunnittelemme uutta viestinnän koulutuskokonaisuutta.”
Rajala ajattelee, että nykykirjastolaisen on hallittava digitaalinen- ja somemarkkinointi, hakusanat, saavutettavuus ja verkkoviestinnän työkalut. Palvelumuotoilustakaan ei ole haittaa.
”Ei riitä, että vaan läiskäsee nopeasti jonnekin. Viestinnässä auttaa, jos tietää, miten digikanavat toimivat ja miten näkyvyyttä hankitaan.”
Kaikki viestimään
Tiedottaja Noora Yrttiaho ei kuulu Turun kaupunginkirjaston organisaatioon, vaan kaupungin konsernihallinnon palveluviestintään.
”Vastaan siellä kirjastoviestintäkokonaisuudesta. Työni on paljolti myös kirjastolaisten valmentamista. Olen luonut someringin ja verkkotoimituksen sekä tapahtumavastaaville ohjeita viestinnän toteutuksiin. Viestintä tukee, auttaa ja neuvoo.”
Kuka tahansa henkilökunnasta saa tulla somerinkiin. Se tekee Facebookia ja Instagramia. Yrttiaho vastaa Twitteristä. Lasten ja nuorten osasto tuottaa TikTok-sisältöä, lasten omaa Facebook-profiilia sekä nuorten Instagramia.
Tapahtumavastaavat tiedottavat tapahtumista. Pääkirjaston lisäksi Turussa on kymmenen lähikirjastoa, ja tapahtumia on vuodessa yli tuhat.
Kirjastopalvelupäällikkö tekee paljon sisäistä viestintää Teamsissa. Noora Yrttiaho kirjoittaa kaupungin intranetiin ja uutiskirjeeseen.
Verkkosivut ja kaikki viralliset sisällöt tuotetaan molemmilla kotimaisilla kielillä.
”Meillä on ruotsinkielinen Facebook-kanava ja FB-aktiivi. Pyrimme kolmikielisyyteen asian painoarvon mukaan. Talossa on paljon kieliosaamista. Lyhyet tekstit käännämme itse, ja pidemmät lähetetään käännöstoimistoon. Joskus kaupunki haluaa tavoittaa kielimarginaaliryhmiä.”
Keskitetty viestintäbudjetti menee lähinnä painotuotteisiin. Hankkeissa on omat budjetit, joista hankkeen viestintäkulut maksetaan.
Ketterää kehittämistä
Jo ensimmäisellä koronaviikolla somerinki ryhtyi rohkeasti tekemään virtuaalitapahtumia sillä ajatuksella, että matkalla keksitään lisää.
”Kirjaston aamukahveilla oli vieraana nimekkäitä henkilöitä kuten pääministeri Sanna Marin. Sarja toi paljon uusia seuraajia ja näkyvyyttä kirjastolle, mikä lisäsi ponnistusvoimaa. Ilman somerinkiä ei olisi ollut mahdollista käynnistää tällaista näin nopealla tempolla”, Yrttiaho kiittelee.
Pääkirjaston luentosarjoja alettiin striimata. Luentostriimeillä on jopa 1 000–2 000 seuraajaa, kun lähiluennoille ennen koronarajoituksia voitiin ottaa vain 90 kuulijaa. Nykyään isommat tapahtumat tuotetaan pitkälti hybrideinä Facebook-livenä. Muutama kirjastolainen koulutettiin monikamerastriimaamiseen.
”Insta-liveen ei tarvita ihmeellisyyksiä, vaan puhelin riittää. Kannattaa silti miettiä, mihin striimaus tuo lisäarvoa. Musiikki ei oikein toimi. Siihen pitäisi olla paremmat vehkeet.”
”Analysoimme sometilastot kuukausittain someringin kanssa, ja esittelen ne kirjaston johtoryhmälle. Lisäksi katson joka arkipäivä kaupungin mediaseurannasta kirjastoa kiinnostavat osumat.”
Hyvä ulkoinen viestintä luo paitsi työnantajakuvaa, myös vahvistaa sisäistä yhteenkuuluvuutta ja viihtyvyyttä.
”Kun kerromme ulospäin, kuinka mahtavia palveluja meillä on, olemme terävöittäneet sen itsellemmekin. Se luo yhteisön voimaa sisäisesti.”
Enemmän kanavia
Kirjastoviestijän sijainti konserniviestinnässä tuo Noora Yrttiahon mukaan synergiaetuja.
”On enemmän kanavia ja pääsee helpommin hankkeisiin mukaan. Esimerkiksi viime vuonna tartuimme kiertotalousteemaan. Turun hankkeessa saimme tuotettua viisi videota, joihin omat resurssimme eivät olisi riittäneet. Kannattaa välillä vaihtaa kirjastosilmät johonkin muuhun ja löytää uusia vinkkeleitä kertoa palveluista.”
Tänä vuonna kirjasto tekee yhteistyötä mm. museopalvelujen ja teatterin kanssa. Kirjastosta voi lainata kausikortin teatteriesitykseen tai museokäyntiin.
”Teemme sisältöjä ristiin: näytöksiin liittyviä kirjavinkkejä heidän nettisivuilleen ja somekanaviin. Ehkä heidän seuraajansa tulevat meille ja saamme molemminpuolista hyötyä. Yhteistyökanavien löytäminen on yksi avain tässä hommassa.”
