Miksi haluamme olla mahdollisimman vähän tekemisissä oman kärkituotteemme kanssa?
LEAN-ajattelu on kirjastoalan uusi musta, mutta mistään uudesta ideasta ei ole kyse. Sakichi Toyodan tekstiilialan yritys teki Japanin teollisuushistoriaa valmistamalla ensimmäisen Toyotan 1934. Toyota Production Systemin kehittämää toimintatapaa alettiin kutsua Leaniksi 90-luvulla. Lean-johtamisfilosofia muovautui japanilaisen yhteiskunnan ja talouden silloisiin tarpeisiin.
YRITYKSET tavoittelevat Leanin avulla parempaa kilpailukykyä kehittämällä koko tuotantoprosessiaan karsimalla prosessista kaikki turha. Alkuperäisessä Lean-ajattelussa turhaksi määritellään kaikki, mikä ei lisää arvoa asiakkaan näkökulmasta: kuljettaminen, varastointi, asioiden, esineiden ja ihmisten liikuttaminen, odotusaika, ylituotanto, yliprosessointi ja tuotteessa olevat virheet.
TUOTANTOPROSESSI on Lean, kun siinä tehdään asiakkaan kannalta sopiva määrä oikeita asioita oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Tuotantoon käytetään mahdollisimman vähän voimavaroja ja prosessin läpimenoaika on mahdollisimman lyhyt: kysyntään vastataan mahdollisimman nopeasti.
YKSINKERTAINEN strategia puhuttelee kirjastonjohtajiakin ja Lean-oppeja on otettu käyttöön. Esimerkiksi aineiston kuljettaminen on katsottu turhaksi. Esimerkiksi Lapin kirjastojen tavoitteena on vähentää kuljetustarvetta niin paljon, että kirjaston oma kalusto riittää ja kaupungin maksullisista kuljetuspalveluista voidaan luopua. Harkinnan alla on, kannattaako aineisto ostaa kirjastokohtaisesti.
MYÖS hankintaa on keskitetty pienessä mittakaavassa. Keskitetty hankinta on otettu käyttöön myös Hämeenlinnan kaupunginkirjastossa, missä siirryttiin hajautetusta valinnasta kokonaan keskitettyyn 2013. Musiikin ja av-aineiston hankinta keskitettiin jo ennen pilottia lähikirjastojen pyynnöstä.
Mitä Leanilla sitten tavoitellaan?
KIRJASTOISSA yritetään saada niukkuus riittämään Leanin avulla. Tehostamisen ja keskittämisen katsotaan ilman muuta tuovan lisää vauhtia ja vääntöä.
Mutta parannetaanko kirjastoissa kulkuneuvon vauhtia tietämättä, minne ollaan menossa?
LEANIA käytetään helposti osaratkaisujen tekemiseen ja menetelmästä tulee tavoitetta tärkeämpi. Luetteloinnin keskittämistä perusteltiin PIKI-kirjastoissa sillä, että tietokannan laatu parani ja henkilöstöresurssi hyödynnettiin tehokkaasti. Samalla synnytettiin virtaustehokkuutta alentava pullonkaula: osa uutuuksista tulee lainauskuntoon aikaisempaa hitaammin.
TEHOA ja laatua on, muttei välttämättä siellä, missä asiakas sitä kaipaisi. Århusin kirjastossa Tanskassa automaatio vapautti henkilöstöresursseja kokoelmatyöstä. Samalla se vapautti kirjaston vähemmän kysytystä farsinkielisestä aineistosta, jota hetken kuluttua kipeästi kaivattiin maahanmuuton vuoksi.
KESKITETYSSÄ hankinnassa on keskitytty vain hankinnan mekaaniseen puoleen, siihen, miten turhaa jokaisessa kirjastossa on yhä uudelleen valita kokoelmaan samat kirjat, kun kaupallinen toimija tai joku pääkallonpaikalla osaisi tehdä tämän muiden puolesta. Harvempi miettii, mitä asiantuntijuuden ulkoistaminen merkitsee. Miten asiakasrajapinnassa työskentelevä jatkossa tutustuu ilmestyvään aineistoon ja ylläpitää sisällöntuntemustaan? Mitä hän artikuloi asiakkaalle, kun ammattilaisuus on ulkoistettu pääkirjastoon tai kaupalliselle yhteistyökumppanille?
Miksi haluamme olla mahdollisimman vähän tekemisissä oman kärkituotteemme kanssa?
LEAN-filosofia sopii massatuotantoon ja ajattelutapaan, jossa voidaan määritellä selkeästi tuote tai palvelu, jota annetaan. Merkittävä osa kirjastopalveluista on kuitenkin aineettomia: mahdollistamme elinikäisen oppimisen, mutta emme tiedä mitä asiakas on oppinut. Osallisuuden kokemukselle ja valtaistumiselle ei ole mittareita, eikä sivistys vaikuta tarpeeksi kovalta arvolta tässä ajassa.
KIRJASTO on muistiorganisaatio, joka kantaa informaation pitkää häntää ja nojaa laadukkaaseen kokoelmaan ja asiantuntijuuteen. Leanissa tuotannossa tehdään vain se, mistä asiakas on valmis maksamaan. Kirjastopalveluihin taas on perinteisesti kuulunut laaja-alaisuus: asiakas on löytöretkellä, hän saa kirjastossa etsimänsä ja enemmän, hän saa kylkiäisenä sellaista informaatiota, jota hän ei ollut hakemassa.
LEAN yksin ei ole hyvä eikä paha. Se on työkalu ja ennen työkalun valitsemista pitäisi päättää, tehdäänkö kakku, liiteri vai päiväpeitto. Ensin pitäisi miettiä, millainen on paras mahdollinen kirjasto.
Kirjoittaja on kirjastonhoitajana Kuljun kirjastossa Lempäälässä.
