Jarmo Saartilta (kuvassa) ja Pirjo Tuomelta ilmestyi tänä vuonna teos: Kirjastojärjestelmät vai kirjastot ilman järjestelmää?
Kirjastot.fi:n Kaapelikeskusteluissa on nähtävissä pettymys uusiin järjestelmiin. Koetaan, että vanhat järjestelmät toimivat paremmin kuin uudet. Järjestelmän toimittajia syytetään siitä, että he myyvät keskeneräistä tuotetta ja käyttävät kirjastoja koelaboratoriona järjestelmänsä kehittämiselle.
Kun esimerkiksi Tampereen kaupunginkirjasto vuonna 2010 uusi kirjastojärjestelmänsä ja samalla korvasi entisen PIKI-haun Arena-hakuliittymällä, asiakkaat pettyivät. Uudistusta pidettiin epäonnistuneena.
Asiakaspalautteesta 90 % oli kielteistä ja niissä toistuivat muun muassa käyttäjätunnusongelmat, uutuushaun puute, tiedonhaun hankaluus ja hitaus. Järjestelmän korjaustyöt ovat Tampereella vieläkin vaiheessa. Viimeiset korjaukset on aikataulutettu vuoden 2013 alkuun.
Myös HelMet-kirjastojen uutta Encore-järjestelmää pidetään aiempaa huomattavasti suppeampana.
Itä-Suomen yliopiston kirjastonjohtaja Jarmo Saarti on seurannut tietojärjestelmiä pitkään ja hän on kirjoittanut aiheesta pari kirjaakin. Mitä hänellä on sanottavana uusista järjestelmistä?
”Suurin heikkous nykyisissä järjestelmissä on, että on yritetty taittaa vanhaa järjestelmää uudeksi”, Saarti sanoo.
”Niin kauan kun asiat olivat yksinkertaisia ja kirjaston perustehtävä oli kirjojen lainaus, ongelmia ei ollut. Mutta kun lainauspalvelun päälle alkoi tulla tietojenhaku ja palveluviestintä, ongelmia alkoi syntyä.”
Miksi vaihdetaan hyvä huonoon?
Saartin mielestä kirjastojen olisi syytä katsoa peiliin: ”On helppo haukkua järjestelmän toimittajia, mutta totuus on, että me ei osata kertoa, mitä me halutaan”, hän sanoo.
”Kun atk-järjestelmän piti lähinnä pystyä lainaamaan kirjoja asiakkaille, tiesimme vielä mitä halusimme ja meillä oli selvä tavoite. Nyt meidän pitäisi istua rauhassa alas ja miettiä, mitä me oikeasti haluamme järjestelmältä. Sitten tietysti pitäisi olla valmis maksamaan siitä, jos halutaan kaikkea kivaa.”
Tilanne on nykyään hankala sekä tilaajalle että järjestelmän toimittajalle. Tarpeita on liikaa.
”Meidän pitäisi pystyä kertomaan, mikä on se meidän peruspalvelu, johon haluamme järjestelmän vastaavan. Mutta nyt on tultu räätälöinnin maailmaan, ja se tekee yhteisen järjestelmän mahdottomaksi. Räätälöitäisiinkö vain yhdelle kirjastolle vai koko kirjastomaailmalle?”
”Myös määritteiden avaaminen olisi paikallaan: pitäisi tarkistaa, että tarkoitammeko samaa käytetyillä käsitteillä.”
Kirjastolaisia suututtaa myös se, että järjestelmätoimittajat myyvät keskeneräistä tuotetta ja veloittavat ylimääräistä esiin nousevien vikojen korjaamisesta. Miksi kunnat eivät jo järjestelmiä kilpailuttaessaan esitä tarpeeksi täsmällisiä laatukriteerejä?
”Koska ne eivät osaa”, Saarti vastaa.
”Meillä ei ole ostamisosaamista, eikä ostajilla ole tarpeeksi tietoa tietojärjestelmistä ja niiden toimittamisesta. ”
”Olemme liian kilttejä”
Toinen syy epäonnistumiseen on amatöörimäisesti tehdyissä sopimuksissa. ”Me olemme liian kilttejä sopimuksentekijöitä, emme laita niihin sanktioita”, Saarti toteaa.
Jos sopimuksissa olisi selvät sanktiot sellaisten tilanteiden varalle, että tuote ei olekaan käytössä sovittuun aikaan sellaisena kuin pitäisi, toimittaja olisi velvoitettu maksamaan korvauksia ja korjaamaan virheensä.
Kuulostaa siltä, että kirjastokoulutukseen pitäisi sisällyttää myös järjestelmänhankintaa?
”Se voisi olla mahdollisesti täydennyskoulutusta. Ongelma on kuitenkin siinä, että uusia järjestelmänhankintoja tulee viiden kymmen vuoden välein ja siinä välissä koulutus on vanhentunut. Maailma muuttuu nopeasti. ”
Ongelma ei ole pelkästään kirjastojen. Muutkin tahot, kuten esimerkiksi terveydenhuolto ja VR kamppailevat saman ongelman kanssa. ”Pitäisi ymmärtää, että atk-järjestelmä ei ole valmis tuote, vaan se on sitoutuminen palvelujärjestelmän kehittämiseen.”
Ostajan pitää tietää, mitä hän tarvitsee ja haluaa. Tuotteen toimittajan taas pitäisi ymmärtää substanssialue, mihin järjestelmä tulee. Tällä hetkellä kumpikaan taho ei ole tilanteen tasalla.
Mitä pitäisi tehdä?
Alkaa kuulostaa siltä, että yhteinen kirjastojärjestelmä on utopiaa. Saarti kuitenkin uskoo sen olevan periaatteessa mahdollista toteuttaa.
”Uskon, että se on mahdollista, mutta halutaanko sitä oikeasti. Atk-järjestelmät ovat myös toimintakulttuuria. Saattaa olla rajoittavaa, jos on järjestelmä, joka tekee kaiken tasan samalla tavalla kaikkialla. Minä ainakin haluan järjestelmän, jota voi räätälöidä.”
Yhtä asiaa hän kuitenkin peräänkuuluttaa painokkaasti: keskustelua. Kirjastojen pitäisi pystyä yhdessä määrittelemään yhteiset pelisäännöt ja palvelut. ”Vääntämään ne rautalangasta, jotta ne voidaan toteuttaa tietojärjestelmällä.”
”Suomessa on menossa isoja järjestelmähankkeita ja seuraavat viisi vuotta on mielenkiintoista ja haasteellista aikaa. Nyt pitää olla hereillä, että mitä nämä hankkeet merkitsevät omalle kirjastolle.”
Kirjallisuutta aiheesta:
Pirjo Tuomi, Jarmo Saarti: Kirjastojärjestelmät vai kirjastot ilman järjestelmää (2012) Avain
Jarmo Saarti: Kirjastojärjestelmän hankkijan opas (2002) BTJ
Tästä löydät Susanna Aakon esityksen kirjastojärjestelmistä YKN-kokouksessa 2012.
Lisäkysymykset lukijoilta:
Näkemyksesi erikoiskirjastojen kirjastojärjestelmien tulevaisuudesta UKJ-hankkeessa ja Metatietovarantohankkeessa?
Minusta on tärkeää, että kaikki kirjastosektorit ovat mukana suunnittelussa ja toteutuksessa. Peruspalvelut ovat kuitenkin aika samanlaisia kaikissa kirjastoissa. Rahoitus on suurin haaste eri ministeriöiden alaisille erikoiskirjastoille.
Mikä on funktionaalisen luetteloinnin tilanne? Milloin se tulee Suomeen?
Kansalliskirjasto on ollut aktiivinen uuden luettelointimallin suunnittelussa ja käyttöönotossa. Nyt ollaan luomassa standardeja. Uskoisin, että muutos tapahtuu parin kolmen vuoden sisällä. Pelkään sen käyttöönottamista kerralla suuressa mittakaavassa ja sitä, miten se keskustelee vanhan, jo tuotetun datan kanssa. Kannattaisi ensin testata pienellä porukalla, että toimiiko se.
Anna esimerkki toimivasta järjestelmästä?
Linux on klassinen esimerkki. Siinä on syntynyt laaja ja sitoutunut verkosto, jossa ihmiset tekevät yhdessä asioita ja jossa korjataan avoimesti niitä puutteita, jotka nousevat esiin. Suomessa käytettyjen kirjastojärjestelmien koodi ei ole ollut avointa, joten muutosten teko on ollut hankalaa.
