Nimen, iän ja sukupuolen ei pitäisi heikentää kenenkään työllistymistä. Siksi anonyymin rekrytoinnin suosio kasvaa Suomessa. Vantaan kaupunginkirjastossa on tehty anonyymia rekrytointia hyvällä menestyksellä.
Anonyymillä rekrytoinnilla pyritään edistämään työntekijöiden yhdenvertaisuutta ja monimuotoisuutta. Toinen tavoite on se, että valinnat tehdään yksinomaan hakijan osaamisen pohjalta eikä perustuen epäolennaisiin tietoihin, kuten nimeen, sukupuoleen, ikään tai kansallisuuteen.
Myös kirjastoissa on kokeiltu anonyymia rekrytointia. Vantaan kaupunginkirjaston palveluesimiehet Teija Tuomi ja Jaana Määttä ovat olleet työnantajan roolissa mukana anonyymeissä rekrytointiprosesseissa.
“Vantaa on Suomen monikulttuurisin kaupunki ja tämän vuoksi kaupunki työnantajana haluaa edistää sitä, että oma henkilökunta vastaisi paremmin kaupungin väestöpohjaa. Hakijoiden anonymisointi takaa paremmin sen, että haastatteluun pääsevät ne, jotka ovat tehneet parhaat hakemukset”, Määttä kertoo.
Tapauskohtaista harkintaa
Vantaan kaupunginkirjastossa aloite anonyymille rekrytoinnille tuli alun perin kaupungin rekrytointitiimiltä, joka on viime vuosina pyrkinyt laajentamaan sen käyttöä. Päätöksen rekrytointitavasta tekee Vantaalla kyseisestä rekrytoinnista vastaava esihenkilö.
“Kaupungin rekrytointitiimin edustaja otti minuun yhteyttä, kun olimme saaneet täyttöluvan erääseen tehtävään. Ajattelin heti, että haluan kokeilla, miten tämä eroaa perinteisen rekrytoinnin polusta”, Tuomi kuvailee.
Kaupungin tavoitteena on, että tietty osuus rekrytoinneista tehdään anonyymisti. Kirjasto ei ainakaan toistaiseksi ole vielä tehnyt systemaattista linjausta siitä, milloin anonyymia rekrytointia käytetään.
“Anonyymin rekrytoinnin käyttö mietitään tapauskohtaisesti. Työnkuva toki vaikuttaa päätökseen. Kun anonyymia tapaa on kerran kokeillut, siitä on muistijälki ja voi myös itse ehdottaa sen käyttöä”, Määttä sanoo.
Näin se toimii
Anonyymissä rekrytoinnissa hakemuksista poistetaan nimet ja yhteystiedot sekä esimerkiksi tiedot hakijoiden iästä ja valmistumisvuosista. Tiedot työkokemuksesta ja koulutustasoista jäävät näkyville. Rekrytoija saa hakemukset luettavakseen, kun tietojen piilottaminen on tehty.
Vastuu anonymiteetin ylläpitämisestä koskee myös työnhakijaa.
“Rekrytoinnin yhteydessä annetaan hyvät ohjeet siitä, miten hakemusteksti kannattaa kirjoittaa. Esimerkiksi avoimiin kysymyksiin ei kannata kirjoittaa vuosilukuja tai itse kuvailla omaa perhetaustaansa”, Jaana Määttä kertoo.
Vantaalla rekrytointijärjestelmä on hoitanut hakemusten anonymisoinnin.
“Olen itse kokenut järjestelmän tuen ehdottomaksi edellytykseksi anonyymin rekrytoinnin toteuttamiseen. Toki vaihtoehtona voisi olla se, että joku viivaisi manuaalisesti yli hakijoiden nimiä ja muita vastaavia tietoja”, Määttä pohtii.
Hyvä hakemus tärkeä
Anonyymissa rekrytoinnissa nousevat keskeiseen rooliin hakulomakkeen avoimet kysymykset siitä, miksi henkilö on kiinnostunut tehtävästä ja miksi hän olisi tehtävässä hyvä.
“Kun muut tiedot on anonymisoitu, nämä ovat ainoat kohdat, joissa itseä voi markkinoida tehtävään sopivana. Jos hakija ei panosta näihin kysymyksiin vaan kopioi ja liittää kenttiin yleisemmän tekstin, hänellä on heikommat mahdollisuudet päästä jatkoon”, Määttä sanoo.
Myös rekrytoija oppii uutta siitä, että hakemusprosessi sujuu hieman normaalista poikkeavalla kaavalla, muistuttaa Määttä.
“Tässä rekrytointitavassa hakuilmoituksen pitää olla tavallista parempi. On tärkeää, että hakuilmoituksessa on juuri oikeat asiat eikä mitään ylimääräistä, jotta hakijan on helppo vastata kysymyksiin. On työnantajan vastuulla, että annamme hakijoille keskeiset tiedot. Hyvä hakuilmoitus auttaa meitä laittamaan hakijoita järjestykseen.”
Vantaan kaupunginkirjastossa on koettu anonyymin rekrytoinnin toteuttaminen hieman, mutta ei ratkaisevasti, työläämmäksi kuin perinteiset rekrytointiprosessit. Joskus pienetkin yksityiskohdat voivat aiheuttaa päänvaivaa.
“Hakijoiden järjestäminen on haastavaa. Jos esimerkiksi haluaa keskustella hakijoista toisen rekrytoijan kanssa ei voi käyttää näiden nimiä vaan pitää esimerkiksi viitata hakemukseen, joka on tehty päivänä x kellonaikaan y”, Teija Tuomi kertoo.
Haastatteluun kasvoilla
Hakijan anonymiteetti ei pysy yllä rekrytointiprosessin loppuun saakka. Kun haastatteluun pääsevät hakijat on valittu, kirjaston rekrytoijat ovat Vantaalla saaneet tietoonsa hakijoiden nimen. Haastattelujen sopiminen on sen sijaan vielä tehty kaupungin rekrytointitiimin toimesta.
Suora yhteydenpito hakijan ja työnantajan välillä alkaa myöhemmin kuin perinteisessä rekrytointitavassa.
“Jos hakija haluaa kysyä kirjastolta jotain jo hakemusvaiheessa, tämä tapahtuu kaupungin rekrytoinnin kautta sähköpostitse. Dialogia hakijan ja rekrytoijan välille ei siis pääse syntymään samaan tapaan kuin silloin, jos hakija soittaa työnantajalle ja kysyy tarkempia tietoja”, Tuomi sanoo.
Haastattelutilanteissa on aina oma jännityksensä, eikä Tuomi ole kokenut, että anonyymisti aloitettu rekrytointiprosessi vaikuttaisi tähän.
“Anonymiteetti on purkautunut jo siinä vaiheessa kun saa haastateltavien nimet. Joskus olen huomannut, että hakija onkin eri sukupuolta tai eri ikäinen kuin olen olettanut. Omiin ennakko-oletuksiin saattaa vaikuttaa myös se, että kirjastoala on niin naisvaltainen.”
Vantaan kaupunginkirjaston kokemukset anonyymista rekrytoinnista ovat Jaana Määtän mukaan ehdottomasti plussan puolella.
“Ei kannata unohtaa, että toimintatavat rekrytoinnissa kuvastavat myös työnantajan arvoja. Pyrkimys tasa-arvoiseen rekrytointiin on asia, joka voi vaikuttaa esimerkiksi työnantajamielikuvaan.”
