Moni siihen uskoi, yhtä moni epäili – myös kirjastossa jännättiin. Sitten se päätös tuli: Haukiputaan, Kiimingin, Oulun, Oulunsalon ja Yli-Iin kunnat sopivat 28.6.2010 kuntajaon muuttamisesta. Kyseiset kunnat lakkaavat 31.12.2012 ja ne yhdistetään perustamalla uusi kunta 1.1.2013. Uusi kunta on nimeltään Oulu.
Kirjastot, kuten monet muutkin palvelut, siirtyvät kuitenkin jo aiemmin Oulun alustalle, eli Haukiputaan, Kiimingin, Oulunsalon ja Yli-Iin kirjastot siirtyvät osaksi Oulun kaupunginkirjastoa jo vuoden 2012 alusta.
TUUMASTA TOIMEEN
Oulun kaupunginkirjastossa mietittiin ensin vähän aikaa että ”mille aletaan”. Päätimme lähteä hakemaan vertaistukea, ja niinpä kirjaston hallintopalvelut matkasikin syksyllä 2010 Jyväskylään tapaamaan kollegoja, joilla oli ollut kuntaliitos takanaan, tosin pienemmässä mittakaavassa kuin meillä, mutta asiahan on sama.
Jyväskylän oppien mukaan perustimme kirjastossa oma-aloitteisesti työryhmiä suunnittelemaan kirjastojen yhdistymistä. Tämä proaktiivinen työ aloitettiin heti keväällä 2011. Kuntaliitosta varten on perustettu yhdistymishallitus, josta saamme tietoa isoista linjoista ja joka ohjaa toimintaa. Sen alla toimii lukuisia muita toimielimiä, kuten meitä lähimpänä oleva sivistys- ja kulttuuritiimi, johon viemme päätettäväksi valmistelemiamme asioita. Isoimmat asiat päätetään yhdistymishallituksessa sekä kaupungin omissa toimielimissä.
Kirjaston omia työryhmiä oli aluksi paljon, mutta pian supistimme määrän viiteen ja päätimme jättää pienemmät asiat myöhemmäksi. Työryhmissä on yhdistetty esimerkiksi lainauspalveluja, hankintaa, logistiikkaa ja maksuja. Kirjastossa toimintaa ohjaa uuden Oulun kirjastopalvelujen ohjausryhmä, jota kirjastotoimenjohtajana olen vetänyt. Siinä mukana ovat paitsi kaikki uuden Oulun kirjastojen johtajat myös meidän esimiehemme eli sivistys- ja kulttuurijohtajat kustakin viidestä kunnasta. He ovat kiireistään huolimatta kiitettävästi osallistuneet myös uuden Oulun kirjastopalvelujen luomiseen. Olemme samassa yhteydessä myös tuotteistaneet kirjastopalveluja, koska uudessa Oulussa tulee käyttöön sopimusohjausmalli palvelujen tuottamisessa.
Uuden kunnan työntekijöiden yhteisöllisyyttä on edistetty mm. koko henkilökunnan yhteisellä seminaaripäivällä, yhteisillä pikkujouluilla ja monilla koulutustilaisuuksilla ja vierailuilla sekä lukemattomilla kokouksilla.
LISÄÄ KIRJASTOJA
Nykyisessä Oulussa kirjastoja on 14, uudessa Oulussa 23. Jo ennen kuntaliitosta oli tehty päätös aluekirjastomallin toteuttamisesta, ja monikuntaliitospäätöksen myötä tämä työryhmä jatkoi toimintaansa ja aluekirjastomallia alettiin työstää uudelleen.
Uudessa Oulussa on tarkoituksena olla neljän aluekirjaston hallintomalli, jossa aluekirjastoina toimivat Oulu (Keskustan aluekirjasto) Haukipudas, Kiiminki ja Oulunsalo. Eli kolme entistä kunnankirjastoa muuttuu Oulun aluekirjastoiksi. Näiden alla on 18 lähikirjastoa. Lisäksi verkkoon kuuluvat potilaskirjasto ja kaksi kirjastoautoa. Pikanttina lisänä saamme vielä Yli-iin mukana osaomistuksen Iin ja Yli-Iin yhteisestä kirjastoautosta, kun Yli-iistä tulee osa Oulua.
Jotta kaikki ei olisi niin yksinkertaista, päätimme muodostaa samaan syssyyn kimpan, eli paitsi että uuden Oulun kunnat yhdistyvät, muodostetaan samalla myös OUTI-kimppa, johon kuuluvat uuden Oulun kirjastojen lisäksi entiset OUTI-kirjastot (Ii, Kempele, Liminka, Lumijoki, Muhos, Siikajoki, Tyrnävä ja Vihanti).
Asiakkaalle tämä kaikki on varmasti aluksi hämmentävää, niin myös palvelutiskin toisella puolella. Mutta kunhan saamme kaiken rullaamaan, asiakkaat hyötyvät kirjaston palveluista entistä paremmin. Sama kirjastokortti, seutuvaraukset yli kuntarajojen (tosin aluksi vain hyllyvaraukset), kuljetusmahdollisuus kuntarajojen yli jne. Nämä hyödyt ovat tuttuja jo monelle kimpassa aiemmin olleelle kirjastolle. Uuden Oulun alueella kirjat kulkevat kerran päivässä kirjastojen välillä, joten parannusta on tiedossa uusille kunnille. Maksut on harmonisoitu yhteistuumin, osalla hieman nousee, toisilla taas vähän laskee. Keväällä saamme yhteisen uuden OUTI-kirjastokortin.
ORGANISAATIO MYLLERRYKSESSÄ
Tuleva kuntaliitos on näkynyt julkisuudessa monien päällikkötason virkojen ja tehtävien täyttöprosessien kautta sekä koko kaupungin organisaatiomuutoksen myötä. Kaikki kaupungin johtajat ja päälliköt on rekrytoitu tai nimetty uuteen Ouluun uudelleen, osa sisäisten, osa ulkoisten hakujen kautta.
Tätä kirjoitettaessa en vielä tiedä kuka tulee olemaan päällikköni ensi vuonna, sillä rekrytoinnit ovat osittain kesken. Myös kirjaston organisaatiomalli menee uusiksi, se valmistuu ensi kevään aikana. Meitä kirjastotoimen johtajia on viisi kappaletta hieman eri nimikkeillä, joten harmonisointia ja uudelleen nimityksiä on siinäkin asiassa vielä tiedossa.
On turha kuvitella, että kirjastojen yhdistyminen näinkin isossa monikuntaliitoksessa olisi pelkkä tietokantojen yhteenajo. On lukuisia isoja ja pieniä asioita, joita tulee ottaa huomioon. Esimerkiksi organisaatiomuutos kirjastossa vaatii paljon työtä ja myös asennemuutosta, samoin lukuisat eri toiminta- ja työkäytänteet, jotka sopeutetaan viiden kunnan käytänteistä yhteen. Muutos on suuri pienemmille kunnille, jotka ovat toimineet aiemmin itsenäisinä, mutta myös isolle Oululle, joka kasvaa ja laajenee. Muutosjohtamisen opit ovat olleet tarpeen.
Paljon on tehty raakaa työtä, mutta varsinainen sopeutuminen alkaa vasta sitten, kun toiminnot oikeasti yhtyvät. Aineistotietokantoja yhdistettiin tammikuun alussa, ja kirjastot olivat siksi viikon kiinni. Olemme vasta alkumetreillä uudessa Oulussa. Yhteistyö on kuitenkin lähtenyt vauhtiin hyvässä hengessä.
Kirjoittaja on Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjaston kirjastotoimen johtaja
UUSI OULU 1.1.2013
– asukkaita n. 186 000
– pinta-ala 3029 km2
UUDEN OULUN KIRJASTOT
– kirjastoja 23, kirjastoautoja 2
– lainoja 3,9 milj.
– kokoelma 1,1 milj.
– henkilöstö (vakituiset) 140
