Sisällönkuvailu on keskittymässä yhä harvempien käsiin. Keiden?
Sisällönkuvailu on yksi kirjastoalalla työskentelevien ammatti-identiteettiä pisimpään leimanneista työprosesseista. Se on säntillistä, tarkasti kontrolloitua ja hidasta. Pedanttisuuteen on syytä, sillä sisällönkuvailun varassa lepäävät tiedonhaku ja -hallinta, sekä tietueiden vaihdettavuus järjestelmien välillä. Aiheen tuntemus antaa avaimet käsittää tiedonhakuprosessia, tulkita löydettyä viitetietoa ja ymmärtää järjestelmien toimintaa. Laadukas sisällönkuvailu vaikuttaa myös siihen, miten aineisto tulee esille verkkopalveluissa.
Vaikuttaisi kuitenkin siltä, että sisällönkuvailu on keskittymässä yhä harvempien ammattilaisten käsiin. Päällekkäisyyksiä on purettu ja koko metatietoprosessia kustantajalta asiakkaan yöpöydälle on pyritty sutjakoittamaan niin kaupallisella kuin julkisellakin puolella. Tavoitteena on, että ammattimaisesti tuotettu laadukas sisällönkuvailu voisi ohjelmistoratkaisujen ja sopimusten avulla hyödyttää mahdollisimman monia, mahdollisimman nopeasti ja mahdollisimman edullisesti.
Metatietoprosessin muutostarpeen taustalla on myös kasvanut kustannustietoisuus: luetteloinnissa on kyse myös rahasta. Luettelointitietueilla on sekä inhimillisestä työstä ja tietojenkäsittelystä muodostuva hinta että markkina-arvo. Tällä hetkellä valtaosa kirjastoista ostaa luettelointitiedot ulkopuoliselta taholta ja kopioi luettelointitietueita omaan tietokantaan muista tietokannoista. BTJ:llä on ollut kuvailutiedon markkinoilla vahva 70–80% osuus.
Tavoitteena kansallinen yhteisluettelo
Metatietoprosessia mallintavat kuvat näyttävät Mikkelin päämajamuseon strategiakartoilta, niin monia julkisen kuin yksityisenkin puolen toimijoita, prosesseja ja tietokantoja kentältä löytyy. Meneillään on ainakin institutionaalisia-, metatietoprosessiin ja luettelointiformaattiin sekä kirjastojärjestelmiin liittyviä muutoksia, jotka tulevat vaikuttamaan siihen, kuka luetteloi valtakunnassa ja mihin tietokantaan.
Yleisten kirjastojen yhteisluettelotyöryhmän raportti 2010 julkaistiin vuoden 2010 lopussa. Työryhmä suositteli, että tavoitteeksi asetettaisiin kansallinen, Kansalliskirjaston ylläpitämä, yliopistokirjastojen, ammattikorkeakoulukirjastojen, erikoiskirjastojen ja yleisten kirjastojen yhteinen yhteisluettelo, jota hallinnoisi ja ylläpitäisi kansallisesti rahoitettu taustaorganisaatio. Tavoitteena oli, että eri kirjastosektorit voisivat osallistua yhteisluettelon suunnitteluun, ylläpitoon ja kehittämiseen osallistumalla yhteistyöryhmien toimintaan.
Yhteisluettelon etuna työryhmä piti muun muassa uuden aineiston nopeampaa ja tasalaatuisempaa, keskitettyä luettelointia. Ratkaisua vaativia ongelmia epäiltiin syntyvän musiikkiaineiston ja e-aineistojen luetteloinnista.
Käynnissä olevien ja päättyneiden hankkeiden valossa näyttäisi siis siltä, että ainakin päämäärästä on sentään muodostunut kansallinen tahtotila: niin opetus- ja kulttuuriministeriö, yleisten kirjastojen neuvosto kuin Kansalliskirjastokin on asettanut yhteisluettelon strategiseksi tavoitteekseen. Kysymyksiä sen sijaan herättää, miten koko metatietoprosessi tulee muuttumaan ja kuka on puikoissa.
Yleiset kirjastot mukaan Melindaan
Yhteisluetteloon on edelleen matkaa. Suunnitteluvaiheesta on kuitenkin jo siirrytty käytäntöönpanoon Kansallinen metatietovaranto -hankkeen myötä. Hankkeessa yliopistokirjastojen yhteisluettelo Lindasta, sittemmin Melindasta, on aikuistumassa valtakunnallinen yhteisluettelo, kun yleiset kirjastot liittyvät mukaan. Ensimmäisenä Melindaan ovat siirtyneet Pirkanmaan kirjastot PIKI-tietokantoineen. Seuraavana mukaan lähtee Kokkolan kaupunginkirjasto – maakuntakirjasto ja Keski-Pohjanmaan yleiset kirjastot ANDERS-tietokantoineen.
PIKIn Melinda-pilotti tulee helpottamaan muiden yleisten kirjastojen mukaantuloa. Pilotin veturina toimivan Tampereen kaupunginkirjaston verkkopäällikkö Petri Tonteri arvioi, että luettelointiprosessin suurin muutos PIKIssä on luetteloinnin keskittäminen vuoteen 2016 asti Tampereen kaupunginkirjastoon: “Tampereella aloitti ns. PIKI-kuvailija, joka luetteloi muun PIKIn luetteloitavaa aineistoa. Ennen kokeilun aloittamista PIKI-kuvailijoita oli yli 70 henkilöä. Nyt paikallisen luetteloinnin tarve vähenee, työvoimaa voidaan sijoittaa muihin tehtäviin, kouluttautumispaineet ovat pienentyneet ja muiden kuvailijoiden neuvonta on vähentynyt”.
Hankkeen tavoite on paitsi vapauttaa henkilöstöresurssia muihin tehtäviin, myös parantaa metadatan laatua: “Kun luetteloinnissa noudatetaan yhtenäisiä sääntöjä ja toimintatapoja, luettelointidata on tasalaatuista ja laadukkaampaa. Parempi metatiedon taso heijastuu myös tiedonhaun sekä asiakaspalvelun onnistumisen”, Tonteri kuvaa.
PIKI-kirjastoissa Tampere-vetoiseksikin moitittu Melinda-pilotti on herättänyt myös ristiriitaisia ajatuksia. Lempäälän Kirjasto- ja kulttuurijohtaja Sarri Nykänen arvioi keskitetyn sisällönkuvailun toimivan hyvin niille kirjastoille, joissa ei ole resursseja primaariluettelointiin, mutta jättävän ulkopuolelle ne kirjastot, joissa olisikin halukkuutta osallistua kansallisen, yhteisen tietokannan rakentamiseen. Kenties tämä seutukunnasta löytynyt innostus osallistua metatietoprosessiin onkin yllättänyt. “Tampere ei ole kovin järjestelmällisesti kouluttanut luetteloijia seutukunnassa, vaikka halukkuutta luettelointiin on ollut. Näin jää käyttämättä osaamista ja resursseja etenkin sisällönkuvailussa, jos kymmenien sijaan työtä tietokantaan tekee yksi “, Nykänen sanoo.
Hiipuuko luettelointiosaaminen?
Vaikuttaisi siltä, että vaikka sisällönkuvailua opetetaan oppilaitoksissakin yhä vähemmän ja hankkeiden myötä luettelointi on yhä kauempana pienten kirjastojen arjesta, haluavat kirjastoammattilaiset ylläpitää osaamistaan sekä säilyttää oikeuden luetteloida aineistoa. Myös Sarri Nykänen on huolissaan luettelointiosaamisen hiipumisesta: “Osaamisemme ytimessä on aineiston kuvailu ja se on pohjana sille, että pystymme avaamaan asiakkaille kokoelmiamme, löytämään aineiston ja tekemään laadukasta tietopalvelua. Entä miten pystymme enää näyttämään ja opettamaan luettelointia alan opiskelijoille?”
Yhteisluettelon tavoitteisiin kirjattu uutuusaineiston käsittelyprosessin nopeuttaminen ei ole PIKI-kirjastoissa ainakaan vielä pilottivaiheessa toteutunut. Tonterin mukaan työaikaa kuluu aluksi esimerkiksi ohjelmistotestauksiin. Lisäksi luetteloitava aineisto kuljetetaan PIKI-kirjastoista Tampereelle, mikä aiheuttaa kustannuksia ja viivästyttää uutuusaineiston saamista lainauskuntoon. Tämä harmittaa myös Nykästä: “Pienemmissä kirjastoissa luettelointi on sujunut nopeasti ja joustavasti. Kun on ennen voinut tarvittaessa luetteloida ja käsitellä kirjan asiakkaalle alle vartissa, saattaa nyt sen takaisin saamiseen mennä viikkoja”. Muutosten tekeminen tietueisiin ei myöskään ole keskitetyssä mallista yhtä ketterää kuin ennen. Tietueiden korjauksista ja täydentämisestä on ilmoitettava PIKI-kuvailijalle, mikä lisää luettelointiprosessiin yhden työvaiheen.
Keskittäminen saattaa siis parantaa metadatan laatua jo siksi, että prosessissa tietokantaa tulee siivottua. Yhtäältä henkilöstöresurssia vapautuu muihin tehtäviin, toisaalta luettelointi siirtyy harvojen osaajien käsiin ja tietokannoista on tulossa suljetumpia sen suhteen, ketkä pääsevät tekemään muutoksia, lisäyksiä ja korjauksia tietueisiin. Tonterin mukaan Melindassa on potentiaalia ja hyödyt kasvavat, mitä useammat yleiset kirjastot liittyvät mukaan. Kehitettävää löytyy ainakin teknisen alustan ja hankintaprosessin osalta, Melindasta kun puuttuu yhteys kirjastojärjestelmien hankintamoduuleihin.
Kansallinen kuvailukeskus Helsinkiin?
Helsingin kaupunginkirjasto – yleisten kirjastojen keskuskirjasto ei ole ilmaissut vain halua ja tarvetta uudistaa metatietoprosessia, vaan puhunut koko prosessin kertakaikkisesta räjäyttämisestä. Helsinki vetää hanketta, jonka myötä kuvailutiedon tuotanto keskitettäisiin pääkaupunkiin: “Kansallinen kuvailukeskus sijaitsisi yleisten kirjastojen keskuskirjastossa eli Helsingissä” kertovat kirjastotoimenjohtaja Tuula Haavisto ja suunnittelija Anu Jäppinen Helsingin kaupunginkirjastosta. Uusi kuvailukeskus olisi osa Helsingin kaupunginkirjastoa, perusteluna se, että Helsingin kaupunginkirjastolla on keskuskirjastona valtakunnalliset koordinointitehtävät.
Valtakunnallisen kuvailukeskuksen perustamishankkeella pyritään kustannussäästöihin. Jäppinen esitteli keväällä metatietoprosessin uudistamisen taustoja ja tavoitteita hankintapäivässä ja yleisten kirjastojen neuvoston kokouksessa. Lähtökohtana olivat keskittäminen, kustannustehokkuus ja nopeus. Jäppinen kertoi luettelointityön kokonaiskustannusten olevan yleisissä kirjastoissa noin 10 miljoonaa euroa sisältäen ostot sopimustoimittajilta.
Ainakin alkuvuodesta hankkeessa kaavailtiin, että yleiset kirjastot ostaisivat luettelointityön jatkossa luettelointikeskukselta: “Luettelointitietojen ostaminen sopimustoimittajilta vähenee merkittävästi”, Jäppinen arvioi. Näyttäisi siis siltä, että Helsingin kaupunginkirjasto suunnittelee tulevansa luettelointitietojen markkinoille.
Haavisto kommentoi Jäppisen esitystä ansaintalogiikan näkökulmasta: “Ajattelin rahaa ja resursseja: henkilöstörahaa pitäisi käyttää käyttäjiin ja käyttäjäkontaktiin liittyvään työhön. Keskitetylläkin luettelointitiedon tuottamisella on hinta. Me, jotka ostamme valmista luettelointitietoa firmalta maksamme jokainen erikseen. Julkishallinnollisen toimijan, valtakunnallisen metatiedon tuotantokeskuksen tarkoitus on peittää kustannukset eikä tuottaa voittoa”.
Kuvailukeskukselle ei ole vielä hankittu rahoitusta, mutta opetus- ja kulttuuriministeriö on rahoittanut suunnittelutyötä. Kysymykseen olisivatko yleiset kirjastot asiakas- tai osakassuhteessa kuvailukeskukseen, Tuula Haavisto ja Anu Jäppinen vastasivat: “Todennäköisin tapa muille kirjastoille osallistua [kuvailukeskuksen] työn rahoittamiseen on yleisten kirjastojen konsortio, joka on perustettu juuri tämäntapaisia toimintoja varten. Konsortion kautta kaikki jäsenkirjastot olisivat myös päätöksentekijöitä kuvailukeskusta koskevissa asioissa”.
Yleisten kirjastojen konsortio on yhteistyösopimus, johon yleiset kirjastot ovat tulleet ratkaistakseen e-aineistojen hankintaan ja e-osaamiseen liittyvät ongelmat. Metatietoprosessiin liittyvät tavoitteet ovat kulkeneet koko ajan mukana, mutta luultavasti jääneet monissa yleisissä kirjastoissa huomaamatta. Aiheen laajempi käsittely on todenteolla alkamassa. Nyt on yhdestoista hetki vaikuttaa siihen, kuka luetteloi valtakunnassa, ja missä säilyy luettelointiosaaminen ja työpaikat.
Asiakaspalvelu ja kuvailutyö vastakkain?
Kirjastoalalla on tuskin ketään, jonka mielestä yhteisluettelo, metatietoprosessin virtaviivaistaminen, kustannussäästöt ja työn rationalisointi eivät olisi paitsi tavoittelemisen arvoisia, mutta myös asioita, jotka on pakko ratkaista. Maakunnissa kuitenkin koetaan, että nykytilanteen kuvaus, josta ratkaisuehdotukset on johdettu, ei täysin vastaa todellisuutta. Esimerkiksi Anu Jäppisen väite: “Jotkut kirjastot poimivat luettelointitiedot Fennicasta ja samaa luettelointitietoa täydennetään kaikissa kirjastoissa eri puolella Suomea”, sai maakunnissa kulmat kohoilemaan.
Pienet kirjastot ostavat luettelointitiedot pääsääntöisesti sopimustoimittajalta. Luettelointitietojen täydentäminen tarkoittaa useimmissa tapauksessa vain kirjastokohtaisen luokan ja niteiden lisäystä.
Mistä yleiset kirjastot sitten ovat maksaneet luettelointitietojen sopimustoimittajalle? Kirjastotoimenjohtaja Jaana Sopanen Toenperän kirjastosta muistuttaa, että luettelointitieto on kannattanut ostaa BTJ:ltä, koska luettelointitieto on kytketty koko hankintaprosessiin. Kirjastojen aineistohankinta perustuu kirjastojärjestelmän tietokantaan hakemiin uutuusteosten luettelointitietueisiin. Tässä mallissa luettelointitieto on osa hankintaprosessia tilauksesta siihen saakka, kun aineisto lähtee lainauskiertoon.
“Ammattitaitoisia luetteloijia tarvitaan edelleen – korkeatasoiset luettelot ovat keskeinen kilpailutekijä”, Jäppinen muistutti esityksissään. “Työn alla olevan tiedontuotannon kokonaisarkkitehtuurin yhtenä tavoitteena on kuvailutiedon tuotannon rationalisoiminen, siis päällekkäistyön vähentäminen. Se vähenee nimenomaan pienissä kirjastoissa”, Haavisto ja Jäppinen kaavailevat.
Toisaalta juuri asiakaspalvelun ja kuvailutyön jatkuva vastakkainasettelu on sekin herättänyt kysymyksiä. Ovatko kirjastoammattilaisen kuvailutyö ja parempi asiakaspalvelu aina toisensa poissulkevia, kysyvät Kaisa Hypen ja Aart de Heer Turun kaupunginkirjastosta kommentissaan Virva Nousainen-Hiirin ja Anna-Maija Soininvaaran Kirjastot.fi:n “kirjastoalan keskiössä” -blogitekstiin “Mistä puhumme kun puhumme metatiedosta” (2.10.2015).
Ei luettelointiosaamisesta voida kokonaan luopua heikentämättä kokoelman laatua ja monipuolisuutta. “Se, mitä primaariluetteloidaan, on aineistoa, jota ei saada muualta”, Jaana Sopanen muistuttaa viitaten juuri paikallisesti tuotettuun, paikallisesti kiinnostavaan ja merkittävään aineistoon, kuten kylähistoriikkeihin, sukukirjoihin ja omakustanteisiin joiden sisällönkuvailusta, saatavuudesta ja säilytyksestä huolehtii vain yleiset kirjastot.
On muistettava myös, että metadataprosessissa on keskitytty juuri uuteen kirja-aineistoon: musiikki, e- ja av-aineiston luettelointi välttämättä ratkaistava. Lisäksi kirjastoilla on muistiorganisaatiorooli: kirjastoissa luetteloidaan takautuvasti aineistoa, joka siirtyy varastoihin. Hyvällä sisällönkuvailulla varmistetaan, että myös se aineisto, joka ei ole avokokoelmassa, on löydettävissä. Pitkästä hännästä on huolehdittava.
Pragmaatikkona Sopanen kaipaa jo edes suuntaa antavia laskelmia luettelointikeskuksen kustannuksista ja kustannusten jaosta. “Entäpä sijoitetaanko valtakunnallinen luettelointikeskus Rovaniemelle vai Kajaaniin?” hän kysyy savolaisittain.
Keinoja, joilla hyvään lopputulokseen päästään niin yhteisluettelon kuin metatietoprosessinkin suhteen, on monia. Keskittäminen on selkeä malli, jossa osaaminen ja tuotanto tiivistyvät keskustaan. Pienissä kirjastoissa ja maakunnissa toivotaan, että prosessi olisi dialogisempi: suunnitelmat tulisi tehdä yhdessä. Asia tulisi esitellä ja päätökset tehdä maakuntakirjastokokouksissa. On myös uskallettava kysyä, saavutetaanko keskittämällä sellaista laatua ja rikkautta, jota saataisiin joukkoistamalla ja verkostomaisilla työtavoilla?
