Biblioteken i Vanda effektiviserar verksamheten i enlighet med ledningsfilosofin Lean.
Lean har spridit sig till kommunerna och till och med biblioteken. Ledningsfilosofin, som ursprungligen togs fram för Toyotas bilproduktionsprocesser redan på 1990-talet, fokuserar på kundbelåtenhet och eliminering av onödig och icke-produktiv verksamhet.
Utvecklingschef Ritva Nyberg på Vanda stadsbibliotek har under de par senaste åren ägnat sig åt att utveckla biblioteket. Även om arbetet grundar sig på stadens balanserings- och skuldprogram för ekonomin har utvecklingsarbetet inte primärt syftat efter att nå inbesparingar utan att åstadkomma effektivitet och förbättrad service.
”Egentligen började vi först utveckla verksamheten, och först efter många förändringar förstod vi att det här är ju Lean”, berättar Nyberg.
Kort formulerat är ambitionen att erbjuda biblioteksbesökarna det som de vill ha och att gallra bort onödiga arbetsfaser.
Tydligt mål
Ritva Nyberg betonar värderingarnas och strategins betydelse. Lean betyder inte bara åtgärder utan en slutprodukt, och därför måste målet vara tydligt. Vanda har därför drivit igenom en kort och koncis verksamhetsidé för biblioteket. Bibliotekets uppgift är att främja samtliga läsfärdigheter. Sådana processer som inte stöder detta mål ska elimineras.
En av åtgärderna var att gå in för flytande samlingar, som minskar transporterna och resulterar i samlingar i förenlighet med användarnas önskemål och behov. Meröppna bibliotek, låneautomater och självbetjäning hör samman med Lean. Avsikten är också att avskaffa kassor och betaltransaktioner, eftersom dessa inte stöder huvudsyftet och på så sätt utgör slöseri enligt Lean. Vanda har också centraliserat materialvalet.
Lokalerna och personalresurserna ses över.
Kan människorna, personalen, visa sig vara onödig?
”Vi måste kunna påvisa att så inte är fallet”, svarar Nyberg.
Avsikten är snarare att rikta in de värdefulla personresurserna på de uppgifter som fullföljer bibliotekets väsentligaste mål. ”Vi har beräknat att det för en anställd på ett litet bibliotek går åt en hel arbetsdag till att packa material. Knappast någon längtar efter sådant arbete.”
Möjligheten att kunna koncentrera sig på läsfärdigheterna har inneburit en lättnad för många. Man märker att automationen de facto är endast ett instrument.
Satsning på pedagogik
Vanda har många reformer och försök på gång. Man riktar in resurser på exempelvis främjandet av läsfärdigheterna. Biblioteket har tillsatt ett pedagogiskt team på sju personer och inrättat en tjänst för en pedagogisk chef. Avsikten att nå invandrarna genom småbarnspedagogiken och familjerna hör liksom Företagsbyn för skolelever till bibliotekets nya initiativ.
Också för vuxna planeras ny pedagogisk verksamhet, såsom eventuellt rekommendationstjänster, information om apparatanvändning och samarbete med vuxenutbildningsinstitutet. Biblioteket och vuxenutbildningsinstitutet har redan ordnat en karaokekurs för att familjerna ska kunna sjunga tillsammans på biblioteket.
Biblioteket förankras hos invandrarkvinnorna genom projektet Naapurin äidit (Mammor i grannskapet) i samarbete med föreningen Nicehearts. Nicehearts utbildar 55 kvinnor som volontärer i Vanda. Biblioteket får tillgång till en kontaktlista och ett invandrarnätverk som kan verka i samhället och stöda också andra barn.
Ska användarna sköta insorteringen på hyllor?
Ambitionen är att engagera användarna i att marknadsföra bibliotekets material exempelvis så att de berättar om en bok vid återlämningen. Den i samarbete med Teknologiska forskningscentralen VTT framtagna rekommendationstjänsten Suosittelija vidareutvecklas, och också Taskukirjasto med det svenska smeknamnet Pocketbibban, som fanns inom HelMet-området under en viss tid, ska återupplivas.
”Rekommenderandet hör ju till den centrala verksamhet som vi borde utöva mer”, konstaterar Ritva Nyberg.
Hon föreställer sig att en av de följande Lean-åtgärderna kunde vara att kunderna själva får sortera in böckerna på hyllorna.”Inte hör ju heller detta till de vettigaste sysslorna som biblioteken kan utföra.”
Materialet ska gallras med hård hand. Vanda kommer att uppleva en verklig utmönstringsvår. Däremot kommer nätverket av bibliotek inte att minskas; snarare hoppas man på nya bibliotek. I februari öppnade det nyrenoverade biblioteket i Mårtensdal, som nu är ett bibliotek för lärande genom spel. Önskemålet är att få ett bibliotek i köpcentret i Kivistö och att Västerkulla bibliotek ska renoveras, delvis till ett meröppet bibliotek.
”Vi sätter värde på förortsbiblioteken, som är viktiga för sin omgivning. Sambruket av lokaler håller på att öka. I höst börjar exempelvis en småbarnspedagogisk klubb samlas i Dickursby bibliotek dagligen.”
Ett livskraftigt bibliotek
Ritva Nyberg har flitigt besökt biblioteken och arbetsplatserna för att implementera den nya ledningsfilosofin.”Vi försöker hela tiden komma på nya sätt att använda biblioteken och skaffa nya besökare. Målsättningen ska komma från ledningen, och på arbetsplatsmötena måste man kunna förklara vad som ställs i fokus just för tillfället. Jag tycker själv att vår verksamhetsidé är tydlig och skapar klarhet. Vi befinner oss i biblioteksarbetets kärna.”
”Lean ger oss en bra referensram. Jag gav mig intresserat in på detta och är övertygad om att detta har varit en kul grej också för personalen. Man får en känsla av att man kan vidareutveckla verksamheten även om det kan svida ibland. Tidigare kunde stämningen vara nästan uppgiven.”
Ritva Nyberg anser att Lean-filosofin och utvecklingsarbetet främjar bibliotekets livskraftighet.”Vi måste ge akt på bibliotekets lockelsefaktor. Hur ska vi kunna bli en allt viktigare aktör på det kommunala fältet? Vi kan utgöra en attraktionsfaktor i stadsmiljön.”
”Vi ska inte förspilla möjligheter genom att stanna kvar i vår egen skyddsgrop. Ett livskraftigt bibliotek ger positiva sinnebilder: en god atmosfär, jämlikhet, möjlighet att läsa eller att arbeta på dator och förhoppningsvis en bibliotekserfarenhet som alltid är en upplevelse i sig.”
RESULTAT OCH NYHETER
* Personalinbesparingarna 2015 var 250 000 euro.
* Antalet besökare på Points bibliotek, som är ett meröppet bibliotek, har fördubblats trots oförändrat antal anställda.
* I Dickursby bibliotek pilottestar Vanda stad Företagsbyn, som är en virtuell företagsby för elever i klass nio. Aktören bakom försöket är Ekonomiska Informationsbyrån. Eleverna lärs att driva ett företag genom spel.
* En av Vanda stad utvecklad småbarnspedagogisk klubb på tre timmar per dag startar i Dickursby i höst.
* Laddningsskåp för mobiler kommer att lanseras på huvudbiblioteket.
* Den första prototypen för självuppsättning lanserades i Mårtensdal i maj.
