Kirjastojen henkilökunta osoitti ketteryytensä poikkeustilanteessa. Osan poikkeustilanteessa opitusta ennakoidaan jäävän pysyvästi osaksi kirjastojen toimintaa.
Vaikka koronavirus oli jyllännyt maailmalla sekä mediassa jo useamman kuukauden, kaikki tapahtui lopulta odottamattoman nopeasti. Torstaina 12. maaliskuuta Suomen hallitus antoi suosituksen, jonka perusteella yli 500 hengen kokoontumiset kiellettiin.
Vain neljä päivää myöhemmin otettiin käyttöön valmiuslaki. Sen nojalla liikkumista maan sisällä pystyttiin rajoittamaan ja muun muassa kirjastot suljettiin.
“Me molemmat työparini kanssa huusimme ääneen ihmetellen kuullessamme asiasta televisiosta. Juuri tätä ennen oli vielä tapahtumien järjestäjien kanssa keskusteltu, että tapahtumat hoidetaan sovitusti”, Kemijärven johtava kirjastonhoitaja Marja-Leena Vaarala kuvailee ensireaktiotaan.
Kaikki meni uusiksi
Kirjastojen oli muutettava toiminta vastaamaan poikkeustilan olosuhteita muutaman vuorokauden kuluessa.
Osa kirjastoista hoiti kriisitilannetta johtoportaasta käsin koordinoidusti, osassa jätettiin tiimeille vastuu oman työnkuvansa toteuttamisesta poikkeusolosuhteissa.
Kello tikitti. Työntekijöille piti saada tieto välittömästi tilanteesta ja mahdollisista muutoksista. Huolta herättivät mahdolliset lomautukset, yt-prosessit, sekä henkilöstön vapauttaminen työvelvollisuuksista.
Päätöksiä oli pystyttävä tekemään ja samalla säilyttämään malttinsa epäselvän tilanteen vallitessa. Hallituksen yleisiin linjauksiin odotettiin ja etsittiin vahvistusta aluehallintovirastoja sekä paikallisia päättäjiä myöten.
Samalla asiakkaille oli välitettävä tietoa. Lainojen eräpäivien siirtämisestä sovittiin kirjastokimpoissa ja tapahtumia peruttiin yhteistuumin yhteistyökumppaneiden kesken. Myös nettisivuja piti päivittää kiireellä ajan tasalle.
Ryntäys kirjastoihin
Kun kirjastojen sulkeminen lopulta varmistui, seurasi ennennäkemätön asiakkaiden ryntäys kautta maan. Kirjoja hamstrattiin koronakaranteenin varalle. Esimerkiksi Tampereelta, Oulusta ja Turusta kerrotaan, että viimeisenä iltana pääkirjastojen kirjahyllyt olivat ryntäyksen jäljiltä sotkussa.
Kirjastojen ovien kumahtaessa kiinni eivät työt suinkaan loppuneet. Yhtäkkiä kirjastoissa jäi aikaa perinteiselle ja asiakkaalle näkymättömälle kirjastotyölle: kokoelmatyölle, tietoverkkotyölle, sisällöntuotannolle sekä esimerkiksi kirjastoverkkojen väliselle aineiston jakelutyölle.
Palvelut verkkoon
Haastattelukierroksen perusteella poikkeustilanteen synnyttämiin haasteisiin tartuttiin kirjastoissa oma-aloitteisesti. Harppauksia otettiin etenkin sähköisten palveluiden toteuttamisessa. Useissa kirjastoissa otettiin käyttöön e-asiakkuuspalvelu, eli väliaikainen asiakastili poikkeustilan ajaksi.
Tampereen kaupungin kirjasto- ja kansalaisopistoyksikön johtaja Pirkko Lindberg kertoo, että heillä tapahtui digiharppaus uusien teknisten taitojen opettelussa. Esimerkiksi etäkokouksista tuli poikkeustilassa normi ja moni kirjastoammattilainen tuotti sisältöjä nettiin striimaten.
“Oppimista on selvästi tapahtunut. Kirjastojen sisällä on ryhdytty koordinoimaan tehtyä työtä päällekkäisyyksien välttämiseksi”, Lindberg kuvailee.
Työkalut uuden tekemiseen ovat olleet useissa kirjastoissa periaatteessa jo vuosia, mutta siirtyminen ei ole ottanut toteutuakseen vanhojen rutiinien hallitessa. Nyt kirjastoissa kokeillaan uusia tapoja tehdä, vaikka tekniset puitteet eivät ole kaikkialla aivan viimeisen päälle.
“Kuin jokin henkinen lukko olisi auennut”, Turun kaupunginkirjaston kirjastopalvelujohtaja Rebekka Pilppula vahvistaa.
Sisällöistä ylitarjontaa
Vaikka kirjastot itse tuottavat sisältöjä koordinoidusti, on pandemian aikana kuitenkin korostunut se, että sisällöistä on valtakunnallisesti ja kansainvälisesti ylitarjontaa.
Kaikki kulttuurikentän toimijat tuuttasivat sisältöä yhtä aikaa verkkoon.
“Sama koskee myös meidän kirjastojen tuottamia palveluja. Löytävätkö ihmiset lopulta kaiken sen ja minkälainen tarve niille on ja kuinka paljon niitä käytetään”, Lindberg pohtii.
Useissa Kirjastolehden haastattelemista kirjastoista uskotaan, että nyt on tehty harjoittelun ja kokeilujen nimissä paljon päällekkäistä työtä, mitä ei kannata välttämättä tehdä jatkossa.
Esimerkiksi Tampereelta ja Turusta sekä Oulusta myönnetään, että poikkeustilanteen rauhoituttua saattaisi olla tarve suoratoistetun materiaalin valtakunnalliselle verkkoportaalille.
Yrityksiä ja korjausliikkeitä
Kirjastoista kerrotaan, että koronakriisin aikana on tehty kaikkea sellaista työtä, joihin tarvitaan tekijää. Muiden töiden ohella on kuljetettu ruokaa, organisoitu ruokapalveluja, toteutettu puhelinpalveluja, käännetty ohjeita sekä avustettu esimerkiksi kouluja.
Ketteryydestä huolimatta alati muuttuva poikkeustila on pakottanut tekemään uusia palveluja kehitettäessä myös täyskäännöksiä. Kaikki palvelut eivät ole edenneet alkumetrejä pidemmälle.
Esimerkiksi Sallassa ja Kuhmossa sekä monissa Helsingin kirjastoissa, kuten Kallion ja Lauttasaaren kirjastoissa, otettiin käyttöön kirjakassipalvelu. Palvelussa ideana oli, että kirjoja voi varata kirjastosta ja noutaa kirjakasseina ovelta. Hyvin pian Aluehallintovirasto kielsi kuitenkin palvelun.
Joitakin rajoituksia tehtiin oma-aloitteisesti. Esimerkiksi Turussa jouduttiin linjaamaan, ettei hyllyssä olevaan aineistoon voinut tehdä poikkeusoloissa varauksia. Syynä oli hallitsemattomasti kasvanut kirjojen kysyntä.
Poikkeustilasuunnitelmat kuntoon
Vaikka kirjastoilla on ollut omia suunnitelmia poikkeustilanteita varten, mihinkään nykyistä poikkeustilaa vastaavaan tilanteeseen kirjastoilla ei ole ollut suunnitelmaa entuudestaan. Toisin kuin muissa uhkakuvissa, viruksen myötä jopa työntekijästä voi muodostua riski.
Kirjastoista kerrotaan, että poikkeustilanteita koskevat suunnitelmat tullaan päivittämään vastaamaan pandemian kaltaisiin tilanteisiin.
Pandemia on juttua kirjoittaessa vielä meneillään, mutta voiko kriisistä oppia jotain?
“Tämä poikkeustila osoitti, että mitä alemmaksi ja laajemmin henkilökunnalle pystyy päätöksenteon hyvinä aikoina luovuttamaan, niin hankalien aikojen koittaessa organisoinnin toimivuus näkyy”, keskustakirjasto Oodin palvelupäällikkö Kari Lämsä kertoo.
“Kirjastolaisia pidetään usein varovaisina ja turvallisuushakuisina, mutta kriisin aikana on ilmennyt, että kirjastolaiset ovat luovia ja kykeneväisiä muuttamaan toimintaansa”, Turun kaupunginkirjaston kirjastopalvelujohtaja Rebekka Pilppula kommentoi.
“Sen voi ainakin oppia, että oman työn esille tuominen ei saa koskaan loppua. Kun puhutaan sidosryhmistä, niin tärkein sidosryhmä on meidän kaupunkimme päättäjät. Jos he eivät saa tietoa tai ymmärrä mitä me kirjastossa tehdään, meidän työmme muuttuu aika epätoivoiseksi”, Kemijärven johtava kirjastonhoitaja Marja-Leena Vaarala toteaa.
