Tiedolla johtaminen yleistyy kirjastojen päätöksenteossa. Esimerkiksi Helsingin Herttoniemen kirjaston paikkaa vaihdettiin sijainnista kerättyjen tietojen perusteella.
Datan määrän kasvun ja teknologian kehityksen myötä tietoa voidaan hyödyntää uusilla tavoilla kirjastojen päätöksenteossa.
Valtakunnallisten kehittämispalvelujen kehittämispäällikkö Matti Sarmelan mukaan uutta ovat itsensä johtaminen ja yhteisohjautuvuus.
Tampereen kaupunginkirjaston suunnittelija Lepe Parviainen muistuttaa, että tietoa ei pidä vain kerätä, vaan sitä pitää myös hyödyntää monipuolisesti.
Valtionhallinnossa ajatellaan, että päätösten pitäisi perustua entistä enemmän datan pohjalta muodostettuun tietoon ja vähemmän oletuksiin. Taustalla pitää olla tietoa nykytilanteesta ja tietoindikaattoreita, jotka kertovat siitä, mihin suuntaan ollaan menossa.
Tiedon määrä sinällään ei paranna päätöksentekoa vaan olennaista on tiedon ajankohtaisuus, oikea-aikaisuus ja tarkoituksenmukaisuus. Ihmisen rooli on tärkeä. Data tai tieto eivät tee päätöksiä, vaan ihminen.
“Tekoäly tosin entistä enemmän”, Matti Sarmela kertoo.
Koulutusta työntekijöille
Kaupungit ja kunnat voivat tukea eri tavoin tiedolla johtamista. Esimerkiksi Helsingin strategian tavoitteena on, että tiedolla johtamista ja digitalisaatiota edistetään laajasti useissa kaupungin palveluissa.
Turku tukee tiedolla johtamista muun muassa järjestämällä tietojohtamisen koulutusta työntekijöille. Tampereella on tietojohtamisen tiimi, joka tukee kaupungin tiedolla johtamista eri tavoin kehittämällä strategisen tason päätöksenteossa tarvittavaa tietoa. Tiimin analyytikot ja asiantuntijat tekevät yhteistyötä myös kirjaston kanssa.
Sarmela mainitsee Helsingin Herttoniemen kirjaston sijainnista päättämisen esimerkkitapauksena tietoon perustuvasta päätöksenteosta. Datalla voitiin osoittaa alkuperäistä parempi paikka kirjastolle. Kirjaston sijainti muutettiin ja valinta osoittautui onnistuneeksi.
Tietoa hyvinvoinnista
Turun kaupunginkirjaston palvelupäällikkö Kaisa Hypén kertoo, että kirjastojen toiminnasta syntyvän datan voi yhdistää kaupungin muihin indikaattoreihin. On hyödyllistä, mikäli kirjastodata näkyisi muiden kaupungin indikaattorien yhteydessä.
Tulevaisuudessa voitaisiin esimerkiksi tutkia korrelaatioita kirjaston sijainnin ja koulujen oppimistulosten välillä tai kirjastojen vaikuttavuutta esimerkiksi alueen hyvinvointiin.
Tampereella kaupungin hyvinvointikertomuksiin on otettu kirjastolta indikaattori mukaan. Kirjasto oli mukana myös kaksi vuotta sitten kaupungin järjestämässä hyvinvointikyselyssä.
Avoimia kysymyksiä on runsaasti, kuten esimerkiksi mitä dataa kerätään ja miten sitä tallennetaan.
Mistä liikkeelle?
Turun kaupunginkirjaston palvelupäällikkö Kaisa Hypén ja informaatikko Aki Pyykkö määrittelevät alkuaskeleiksi tiedon tarpeiden ja kehittämistavoitteiden tunnistamisen. Tämän jälkeen Tampereen kaupunginkirjaston suunnittelija Lepe Parviainen kehottaa selvittämään, mitä nyt jo tiedetään, ei tiedetä tai mitä oletetaan todeksi.
Siitä päästään kysymyksiin, joihin halutaan vastauksia. Tässä vaiheessa voi selvittää, onko saatavilla riittävästi laadukasta dataa.
Tärkeää on muodostaa selkeä näkemys, miten dataa tarkastellaan ja tulkitaan. Tiedolla johtamisen vaarana on virheellisten korrelaatioiden tekeminen.
Itä-Suomen aluehallintoviraston kirjastotoimen ylitarkastaja Virpi Launonen nostaa tiedolla johtamisen yhdeksi lähtökohdaksi sen, mitä laki yleisistä kirjastoista edellyttää kirjastoilta.
Kirjastot voisivat tunnistaa, mitkä palvelut toteuttavat kirjastolain määräämiä tehtäviä ja mitkä toiminnan luvut kertovat tehtävistä suoriutumisesta.
Pohjatietoa saa perustilastoista, kuten kävijämääristä ja lainaustilastoista. Sopivia tietolähteitä kannattaa tunnistaa oman alan ulkopuolelta. Monipuolisten lähteiden käyttö avaa ajattelua niin, ettei jää jumiin alan sisäiseen kuplaan. Esimerkiksi hyvinvointia käsittelevät lähteet valaisevat ilmiöitä kirjastoalan ulkopuolelta ja voivat tuottaa oivalluksia siitä, mitä kirjastojen pitäisi kehittää.
Työkaluja kirjastoille
Palveluympäristön raportointipalvelu
Raportointipalvelu yhdistää kirjastojärjestelmistä otettua lainausdataa Tilastokeskuksen Väestötietokannan dataan ja tekee analyysin kirjastopalveluiden vaikuttavuudesta. Palveluun ollaan saamassa tuoretta dataa Aurora-, Helmet- ja Koha-kirjastojärjestelmistä.
Tiedolla johtamisen palvelu
AVI on julkaissut beta-version palvelusta, johon kootaan peruspalvelujen arvioinnit ja laajasti tilastoja, kuten kirjastotilastoja. Tavoitteena on edistää tiedon saatavuutta, ilmiöiden ymmärtämistä ja päätöksentekoa.
Yleisten kirjastojen tilastotietokanta
Tilastotietokanta on kirjastojen keskeinen työkalu tiedolla johtamisessa. Palvelu on uudistuksen tarpeessa ja uuden tilastotietokanta-alustan rakentaminen aloitetaan vuonna 2023. Projekti kestää noin 6−12 kuukautta ja uusi tietokanta on käytössä aikaisintaan vuonna 2024.
Hankerekisteri
Hankkeet.kirjastot.fi on poistunut käytöstä. Tilalle on tullut AVI:n Avustukset-sivusto.
Valtiovarainministeriöllä on meneillään kärkihanke valtionavustustoiminnan kehittämiseksi: tavoitteena on yhtenäinen digitalisoitu valtionavustusprosessi, johon koko valtionhallinto siirtyy vaiheittain. AVIn osalta alustava siirtymäaikataulu on vuonna 2024.
