Tietosuojaseloste

Kirjastoseuran asiakas

Henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja | Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 art.13-14

1 Rekisterinpitäjä

Henkilötietojen rekisterinpitäjä on Suomen kirjastoseura ry
y-tunnus 0202163-0
Runeberginkatu 15 A 6, 00100 Helsinki
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilönä toimii Riikka Rajala, jonka tavoittaa puhelimitse 044 522 2941 ja sähköpostitse osoitteesta .

2 Käsiteltävät henkilötiedot

Tässä informointiasiakirjassa tarkoitettuihin tarkoituksiin kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja Kirjastoseuran asiakkaiksi rekisteröidyistä henkilöistä ja sidosryhmien yhteyshenkilöistä. Asiakkaat koostuvat Kirjastolehden tilaajista, Kirjastoseuran tuotteiden ostajista, seminaarien ja koulutusten, tapahtumien sekä konferenssien osallistujista, uutiskirjeen tilaajista ja erilaisten Kirjastoseuran kyselyiden vastaajista (kukin erikseen jäljempänä myös ”rekisteröity”).

a. tunnistetiedot, kuten nimi, mahdollinen organisaatio ja asiakasnumero

b. yhteystiedot (sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilön yhteystiedot)

c. asiakassuhde- ja asiakashistoria ja maksutietoja

d tapahtumien ilmoittautumis- ja osallistumistietoja

d. asiakassuhteen päättymistiedot

Käsiteltävät tiedot voivat sisältää erityiseen henkilötietojen ryhmään kuuluvia eli arkaluontoisia tietoja, tällaisia tietoja ovat terveystiedot, kuten allergiatiedot.

Asiakkaita koskevat tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Sidosryhmiä ja yhteistyökumppaneita sekä niiden yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään muun muassa tapaamisten ja muun yhteydenpidon yhteydessä sekä ulkopuolisista lähteistä, kuten yleisesti saatavilla olevista internet- ja tietolähteistä.

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään
a. asiakkaiden henkilö- ja laskutustietojen tietojen hallintaan,

b. tilausten ja lahjoitusten käsittelyyn, tilastointiin ja arkistointiin, c. tilaajaviestintään ja -markkinointiin sekä
d. yhdistyksen varainhankinnan kehittämiseen
Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.

4 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Rekisteröityjen tiedot saadaan asiakassuhteen tai yhteistyökumppanuuden syntyessä ja rekisterinpitäjälle tehdyistä ilmoituksista tällaisen suhteen aikana ja näitä tietoja käsitellään, kun se on tarpeen muodostuvan osto- , lahjoitus- tai yhteistyösopimuksen toteuttamiseksi ja ylläpitämiseksi.

5 Henkilötietojen luovutus

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, eikä niihin käytetä muuhun kuin tässä informointiasiakirjassa mainittuihin tarkoituksiin. Suomen kirjastoseuran asiakasrekisteriä ei yhdistetä muihin yhdistyksen rekistereihin. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

6 Henkilötietojen säilytysaika

Sellaiset henkilötiedot, joiden käsittely ei ole enää tarpeellista, poistetaan viipymättä, kuitenkin viimeistään kolme (3) kuukauden kuluessa asiakassuhteen päättymisen jälkeen.
Mikäli joitakin tietoja edellytetään säilytettävän laissa tai muusta perustellusta syystä, kuten kirjanpitovelvollisuuksista huolehtimiseksi, henkilötiedot poistetaan välittömästi, kun tällaiselle muuhun käsittelyyn perustuvalle säilyttämiselle ei ole enää tarvetta.

Lahjoitussumma ja lahjoitusajankohta säilytetään, mutta siten, ettei henkilö ole tunnistettavissa.

7 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeus pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Lisäksi milloin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisterinpitäjä oikaisee virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Jos epäilet, ettei henkilötietojasi käsitellä lainmukaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavirastolle. Pyynnöt on esitettävä rekisterinpitäjälle kirjallisesti.

8 Asiakastietojen suojauksen perusteet

Digitaalisessa muodossa tallennettujen tietojen palvelinympäristö on Euroopassa. Palvelinympäristö on palo- ja murtosuojattu. Asiakasrekisteri on suojattu palomuurilla ja siihen pääsee ainoastaan suojatulla verkkoyhteydellä.

Asiakasrekisteriä käyttävät kirjastoseuran työntekijät ja vapaaehtoiset, joilla on vaitiolovelvollisuus. Henkilöasiakkaiden henkilötietoja ovat oikeutettuja käsittelemään vain tietyt, tehtävänkuvassaan ennalta määritellyt, Suomen kirjastoseuran työntekijät.
Tietojen käyttöä valvotaan rekisterin tapahtumien lokitietojen perusteella.

Paperisessa muodossa käsiteltäviä asiakastietoja käsitellään huolellisesti ja hyviä tietojenkäsittelytapoja noudattaen.
Asiakastietoja käsitellään tietosuojaperiaatteita noudattaen.

Laadittu 23.5.2018, päivitetty 8.6.2021.

Kirjastoseuran jäsenet

Henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja | Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 art.13-14

1 Rekisterinpitäjä

Henkilötietojen rekisterinpitäjä on Suomen kirjastoseura ry
y-tunnus 0202163-0
Runeberginkatu 15 A 6, 00100 Helsinki
www.suomenkirjastoseura.fi

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilönä toimii Riikka Rajala, jonka tavoittaa puhelimitse 044 522 2941 ja sähköpostitse osoitteesta .

2 Käsiteltävät henkilötiedot

Tässä informointiasiakirjassa tarkoitettuihin tarkoituksiin kerätään ja käsitellään yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot (kukin erikseen jäljempänä myös ”rekisteröity”).

Tietoja kerätään verkkosivujen kautta ja palveluntarjoaja (Planeetta Internet Oy) kerää ne palvelimelle. Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Netvisor) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Visma OY) palvelimille.

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:
• Jäsenien yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
• Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)

• Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset) (tiedot vain Netvisorissa)
Käsiteltävät tiedot eivät sisällä erityiseen henkilötietojen ryhmään kuuluvia eli arkaluontoisia tietoja.

Tiedot saadaan jäseniltä liittymisen yhteydessä jäsentietokaavakkeella ja niitä päivitetään jäsentietojen muutoslomakkeella sekä jäsenten yhteydenottojen mukaan. Osoitteita päivitetään myös Postin tiedotuspalvelun osoitemuutosraporteilla. Jäsentiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään.

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään
a. jäsenasioiden hoitamista ja jäsenetujen tarjoamista varten
b. jäsenlaskutusta varten
c. viestintää ja tiedotusta varten
d. tilastointiin ja tiedonhallintaan
e. tapahtumien ja koulutusten ja kokousten järjestämiseen ja suunnitteluun f. Kirjastoseuran toiminnan kehittämiseen ja dokumentointiin

Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.
Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

4 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään yhdistyslain (503/1989) 11 §:n ja rekisteröidyltä saadun suostumuksen perusteella.

5 Henkilötietojen luovutus

Henkilötietoja ei käytetä muuhun kuin tässä informointiasiakirjassa mainittuihin tarkoituksiin. Suomen kirjastoseuran jäsenrekisteriä ei yhdistetä muihin yhdistyksen rekistereihin.

Henkilötietoja siirretään seuraaville vastaanottajille:

Kirjastolehden numerokohtainen osoitteisto, joka toimitetaan lehden painolle
muut palveluntuottajat, kuten postituspalvelut

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn erityistä lupaa.

6 Henkilötietojen säilytysaika

Sellaiset henkilötiedot, joiden käsittely ei ole enää tarpeellista, poistetaan viipymättä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluttua toimikauden päättymisestä.
Mikäli joitakin tietoja edellytetään säilytettävän laissa tai muusta perustellusta syystä, kuten tietoturvan toteuttamiseksi esimerkiksi varmuuskopioiden eheyden säilyttämiseksi, henkilötiedot poistetaan välittömästi, kun tällaiselle muuhun käsittelyyn perustuvalle säilyttämiselle ei ole enää tarvetta.

Edellä mainitun rajoittamatta tietoja voidaan säilyttää kauemmin toimintaan liittyviä historiallisia ja tilastollisia tarkoituksia ja kirjallista ilmaisua varten.

7 Rekisteröidyn oikeudet

Jos epäilet, ettei henkilötietojasi käsitellä lainmukaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavirastolle. Pyynnöt on esitettävä rekisterinpitäjälle kirjallisesti.

8 Toimijarekisterin suojauksen perusteet

Digitaalisessa muodossa tallennettujen tietojen palvelinympäristö on Euroopassa. Palvelinympäristö on palo- ja murtosuojattu. Verkkosivuilla kerättävien henkilötietojen käsittelijä Planeetta Internet Oy:ssa käsittelee henkilötietoja ainoastaan hosting-palveluiden sekä mahdollisesti muiden sopimuksessa kuvattujen velvoitteiden

täyttämiseksi sekä palveluiden tarjoamiseksi ja toimittamiseksi Kirjastoseuralle annettujen kirjallisten ohjeiden mukaisesti. Suomen kirjastoseura ry ja hosting-palvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Suomen kirjastoseura ry ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

Jäsenrekisteriä käyttävät Suomen kirjastoseuran työntekijät ja nimetyt vapaaehtoistyöntekijät, joilla on salassapitovelvollisuus.
Paperisessa muodossa käsiteltäviä asiakastietoja käsitellään huolellisesti ja hyviä tietojenkäsittelytapoja noudattaen. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä. Asiakastietoja käsitellään tietosuojaperiaatteita noudattaen.

9 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen henkilötietonsa korjaamista.
Korjausvaatimus on esitettävä rekisterinpitäjälle kirjallisesti allekirjoitetulla asiakirjalla kirjeitse tai sähköpostitse tai yhdistyksen verkkosivujen kautta lomakkeella.

Laadittu 23.5.2018, päivitetty 8.6.2021.