Espoossa uunituoretta tilastodataa saadaan kirjastoista heti seuraavana aamuna, ja sitä tarjotaan myös kaupungin päättäjien käyttöön.
Espoon kaupunginkirjasto käyttää tilastodataa päätöksenteon pohjana joka päivä. Tietoa kerätään esimerkiksi kokoelmista, kävijämääristä, tapahtumista sekä verkkosivujen käytöstä ja asiakaspalautteista.
Tuoreet lainaus-, varaus- ja kävijätiedot päivittyvät joka yö. Ne näkyvät kirjastojärjestelmässä seuraavana aamuna. Keskeiset luvut raportoidaan kaupungin kulttuurin johtoryhmälle ja kulttuurilautakunnalle.
”Saamme myös tietopyyntöjä esimerkiksi koronan päättymisen vaikutuksesta kävijämääriin. Jos nostamme jonkun havainnon esille, siitä tulee kiitosta”, kertoo tietoasiantuntija Sini Neuvonen Espoon kaupunginkirjaston Aineistokeskuksesta.
Monella kielellä
Lainauksista, varauksista, hankinnoista ja poistoista on koko ajan ajantasaista tietoa. Varausjonoja seurataan päivittäin.
”Erittäin haluttua aineistoa hankitaan lisää järkevissä määrin. Kysyntään pystytään vastaamaan syöttämällä nopeasti lisää aineistoa tiettyyn kirjastoon, kuten esimerkiksi uuteen Lippulaivan kirjastoon.”
Kokoelmat tilastoidaan luokittain, kielittäin sekä käyttäjäryhmittäin aikuisten, nuorten ja lasten aineistoihin.
Opetus- ja kulttuuriministeriö edellyttää, että aineisto tilastoidaan suomen-, ruotsin- ja muunkielisiin. Espoo tilastoi kielet vielä tarkemmin. Kielinä on suomi, ruotsi, englanti, venäjä ja muut. Espoossa venäjänkielinen kirjasto on erityistehtävänä.
”Jos kysytään, missä kirjastossa lainataan vaikka kiinankielistä kirjallisuutta, pystyn kaivamaan senkin tiedon.”
Kirjastojen ovilla on jo muutaman vuoden ollut laskurit. Niistä saadaan tuntikohtaisia kävijämääriä, joista on hyötyä henkilöstön työvuorojen suunnittelussa.
”Huomioimme vilkkaimmat ja hiljaisemmat tunnit.”
Painotukset näkyvät
Englanninkielisen aineiston kysyntä ja kiertoluvut ovat Espoossa huomattavasti kovempia kuin suomenkielisen ja varsinkin ruotsinkielisen aineiston. Sini Neuvonen ajattelee, että ilmiön taustalla on se, että äidinkielenään suomea ja ruotsia puhuvien osuus on laskenut pääkaupunkiseudulla. Myös sillä on merkitystä, että nuoret lukijat ovat kielitaitoisia.
”Innokkaassa lukijaporukassa ei enää odoteta suomennosta tai ruotsinnosta, vaan halutaan lukea somehitiksi noussut teos alkukielellä englanniksi. Nuorten seuraamista kirjagrameista ja BookTokeista tulee tosi paljon etenkin englanninkielisen aineiston toiveita.”
Lastenaineiston hankintaan Espoo on investoinut suunnitelmallisesti. Nyt siihen on budjetoitu yhtä paljon rahaa kuin aikuistenkin aineistoon. Kouluyhteistyötä, kirjavinkkauksia, lasten ja nuorten muiden tapahtumien osallistujamääriä ja toteutustapaa seurataan tarkasti.
”Kouluyhteistyö toimii Espoossa tosi hyvin, ja lapset saadaan pienestä pitäen oppimaan kirjaston käyttäjiksi.”
Toisaalta tilastoista näkyy se, että elokuvien striimauspalvelut ovat vähentäneet DVD:iden ja Bluray-levyjen kysyntää ja tarjontaa.
Tärkeä työkalu
Kirjastojen perustamisia ja lakkauttamisia pohdittaessa lasketaan esimerkiksi matkaa tietyltä postinumeroalueelta kirjastoon ja kunkin kirjaston käyttöaktiivisuutta. Lisäksi verrataan pienen kirjaston budjettia suhteessa lainausmääriin.
Etenkin pikkukirjastoissa satutunnit näkyvät ovilaskurin piikkinä.
”Joskus syitä täytyy etsiä pinnan alta ja tulkita lukuja. Jos kirjasto on ollut remontin vuoksi kiinni, näyttää siltä, että kävijämäärä olisi sen jälkeen kasvanut hirmuisesti.”
Myös muut läheiset toimijat vaikuttavat.
”Isossa Omenassa kirjasto ja terveyskeskus ovat samassa aulatilassa, eikä terveyskeskuksen aukioloaikoja pysty tilastosta suoraan erottamaan.”
Kuukausidatat ja tilastot ovat kirjaston työntekijöiden katsottavissa Teams-työtilassa. Tilastotyöryhmä järjestää henkilöstölle koulutustilaisuuden aina huhtikuussa, kun edellisvuoden tilastot on koottu. Henkilökuntaa kiinnostaa tietää, mitä jonkin luvun taustalla on.
Kaikkea tarpeellista tietoa ei silti saada.
”Meillä ei ole mahdollisuutta saada kaikkien kielten lukuja. Olisi olennaista tietää, paljonko esimerkiksi ukrainan- tai somalinkielistä aineistoa lainataan, mutta sitä ei systeemistä saa suoraan. Kielten tilastointiin järjestelmässä on vain tietty määrä merkkejä kentässä, ja joudumme kokoamaan dataa käsin toista kautta.”
Tilastotyöryhmältä kysellään myös tietoa kirjastotilojen käyttöasteesta, eli siitä, montako tuntia viikossa tietty kokoustila on ollut sisäisessä ja paljonko ulkoisessa asiakaskäytössä.
”Kertoisin, jos jostain saisi dataa. Tilastointitarpeet pitäisi sisällyttää kaikkeen järjestelmäsuunnitteluun sen olennaisena osana, jottei huomattaisi vasta jälkijunassa, ettei merkkipaikkoja riitä johonkin tosi tärkeään.”
Avoimia kysymyksiä
Espoon ja Vantaan kirjastojen aineistot kelluvat. Helsingin ja Kauniaisten aineistot palaavat lainausten jälkeen kotikaupunkiinsa.
Sini Neuvonen kokee, että pääkaupunkiseudun Helmet-kirjastot voisivat tehdä paljon yhteistyötä tilastoihin liittyvissä asioissa.
”Kuinka paljon aineistoja käytetään kaupunkien välillä ristiin? Tilastoja voisi vertailla myös Espoon, muiden kaupunkien ja muiden maiden välillä. Millaisia eroja on ja mikä niitä eroja kirjastonkäyttöön tekee? Voisimme oppia toisiltamme.”
Myös sähköisen aineiston käyttöä olisi kiinnostava selvittää.
”Kuinka moni kirjastonkävijä on siirtynyt kaupallisten e-aineistojen käyttäjäksi koronan takia? Kuinka paljon kirjaston koneilla luetaan e-lehtiä?”
Voisi myös tutkia, mitä kaikkea asiakas kirjastossa tekee.
Tulevaisuuden trendeiksi Neuvonen veikkaa bigdataa, eli suuria digitaalisia tietomassoja, sekä oman henkilökohtaisen datan hyödyntämistä. Jo nyt on käytössä lainaushistoria, jonka asiakas pystyy panemaan päälle ja joka näkyy vain hänelle.
”Kirjastolainoja olisi hauska hyödyntää kuten omaa terveysdataa.”
Esimerkiksi luetuista kirjoista voisi nähdä, kuinka pitkiä ne ovat olleet ja kuinka monta tuntia tietyn kirjan lukemiseen meni tai kuinka monta sivua on vuodessa lukenut.
”Kyllä minä keksisin kaikenlaista tilastoitavaa, jos sen kehittämiseen olisi aikaa, rahaa ja osaavat tekijät.”
